← Tillbaka

Integritetspolicy

Gäller från 2 November 2026 · VOCA (vocasolutions.com)

VOCA ("VOCA", "vi", "oss") är en tjänst som drivs av VOCA Solutions AB, Barkerivägen 20, Saltsjö-Boo, Sverige. Den här policyn beskriver hur vi samlar in, använder och skyddar personuppgifter när du använder vocasolutions.com och de meddelandekanaler som VOCA hanterar för våra kunders räkning (webbchatt, telefon/röst, Facebook Messenger, Instagram, WhatsApp, Telegram, SMS och e-post).

Vår roll. VOCA tillhandahåller en AI-assistent som hanterar inkommande konversationer åt företag (t.ex. restauranger) och omvandlar dem till bokningar. När en gäst skriver eller ringer till ett anslutet företag behandlar VOCA uppgifterna som personuppgiftsbiträde åt det företaget (personuppgiftsansvarig). För besökare på vocasolutions.com och för våra direkta kunder är VOCA personuppgiftsansvarig. VOCA är också självständig personuppgiftsansvarig för pseudonymiserade konversations- och driftuppgifter i den begränsade omfattning som beskrivs i avsnitt 2.

1. Uppgifter vi behandlar

2. Hur vi använder uppgifterna

För anslutna företag används uppgifterna för att leverera tjänsten: besvara meddelanden, göra och hantera bokningar, koppla samtal vidare till personal vid behov, skicka bekräftelser och, på företagets uppdrag, skicka påminnelser och andra meddelanden i ärendet samt erbjudanden till den som har samtyckt eller inte invänt. Du kan alltid invända mot erbjudanden, till exempel genom att svara STOPP eller använda länken i meddelandet. För drift, felsökning och förbättring av tjänsten använder VOCA dessutom pseudonymiserade uppgifter om konversationer och användning för egen räkning som personuppgiftsansvarig, med stöd av vårt berättigade intresse. Identifierbara uppgifter används då bara för det företag du kontaktade, och statistik som lämnar tjänsten är anonymiserad och sammanslagen. För samtal till våra demo- och säljlinjer gäller även avsnittet nedan. Vi använder inte dina meddelanden för att träna generella AI-modeller och säljer inte konversationsinnehåll. För företagskontaktuppgifter gäller också avsnitt 6.

Assistentens minne

Har du kontaktat ett anslutet företag tidigare kan assistenten minnas det. När en konversation är slut skriver vår AI en kort anteckning: vad du ville, vad som hände, vad som fortfarande är öppet och bestående uppgifter som hjälper nästa gång, till exempel ett önskemål om bord eller vilken bil du har på service. Anteckningen hör till företaget du kontaktade och kan användas vid alla dess anläggningar och i alla kanaler. Nästa gång du hör av dig läser assistenten anteckningen, kan hälsa dig vid namn och frågar innan den använder ett minne.

Uppgifter om hälsa, till exempel allergier, sparas bara om du själv har sagt dem och gått med på att de sparas. De används aldrig i telefonsamtal eller sms, eftersom ett nummer kan förfalskas. Ett mejl vars avsändare inte kan verifieras får inget minne. Anteckningarna skrivs via samma AI-väg som våra svar (avsnitt 6) och används inte för att träna AI-modeller.

Företaget är personuppgiftsansvarigt och VOCA är personuppgiftsbiträde. Anteckningarna sparas i högst 12 månader och aldrig längre än företagets lagringstid. Företaget kan stänga av minnet. Du kan invända mot minnet och be att det raderas (avsnitt 10). Raderas din kontakt raderas också minnet.

VOCA:s demo- och säljlinjer

När du ringer en av VOCA:s demo- eller säljlinjer svarar vår AI-assistent. Demolinjerna visar hur assistenten kan hjälpa ett exempelföretag. På säljlinjen svarar assistenten för VOCA. Samtalet transkriberas. För vår uppföljningslista sparar vi numret som nummerpresentationen visar, när du ringde, vilken linje du ringde, samtalets längd och vad som hände, till exempel om du lämnade ett ärende eller om samtalet bröts. Uppföljningslistan omfattar alla våra telefonbaserade företagsdemos utom restaurangdemos. Samtal till våra kunders företag ingår inte heller i listan. För demo- och säljlinjer som tidigare inte ingick använder vi endast nya samtal efter att denna information har publicerats och den utökade insamlingen har startat. Äldre samtal från dessa linjer förs inte in i listan.

VOCA är personuppgiftsansvarig för denna uppföljning. Vi använder uppgifterna för att bedöma om VOCA passar ditt företag och för att ringa upp dig om vår tjänst. Den rättsliga grunden är vårt berättigade intresse. Regler och en AI-modell bedömer samtalet. Uppgifter som du lämnar om ditt eget företag väger tyngst. En påhittad bokning hos demoföretaget bekräftar inte en företagskoppling. Samtalets kvalitet bedöms separat. Bedömningen hjälper säljteamet att välja vem vi kontaktar först. En person granskar uppgifterna och bestämmer nästa steg. Vi kan kontrollera företagskopplingen mot offentliga företagskällor. När en person har granskat och godkänt kontakten kan vi föra över bekräftade uppgifter om ditt företag, namn, telefonnummer och mejladress till HubSpot. Kontaktuppgifter kan också föras mellan HubSpot och Apollo genom vår CRM-koppling. Med ditt medgivande kan vi skicka en begränsad serie mejl via Apollo om bokning eller uppföljning av en utebliven demo. Serien slutar när du svarar, när vi registrerar en bokning, när du säger nej, när mejl inte kan levereras eller när serien är klar. Vi skickar inte ljud eller fullständiga transkript från demosamtal till HubSpot eller Apollo. Du kan när som helst säga nej till fler säljkontakter, i samtalet, när vi ringer eller till herman@vocasolutions.com. Vi stoppar då uppföljningen.

Interna aviseringar i vår Slack innehåller korta uppgifter om samtalet för vårt säljteam. Ditt nummer kan visas där när det behövs för att ringa upp dig. Ditt nummer skickas aldrig till Meta, varken som det är eller som kod. Endast när ett samtal till en annonslinje följer ett entydigt matchat klick på numret på vår annonssida, och du har godkänt cookies för marknadsföring, kan vi berätta för Meta att samtalet blev av. Då använder vi bara de klick- och webbläsar-id som Meta satte och din webbläsares tekniska namn (user agent), så att våra annonser visas för liknande företag. Övriga demo- och säljsamtal rapporteras inte till Meta. Vi skickar aldrig ljud eller fullständiga transkript till Slack eller Meta.

Uppgifterna i samtalslistan raderas inom 35 dagar. Har vi pratat med dig om VOCA eller granskat och kvalificerat kontakten för försäljning sparas säljuppgifterna i högst 12 månader efter den senaste säljhändelsen. En vanlig ändring av kontaktuppgifter förlänger inte tiden. Om du säger nej till fler säljkontakter sparar vi en kodad spärrmarkering, utan nummer eller namn, så att ditt val gäller även senare. Själva transkriptet följer demoföretagets lagringstid i konversationshistoriken. Du kan begära tillgång, rättelse eller radering enligt avsnitt 10.

Provsamtal på vocasolutions.com/start

När du provar vår assistent på /start läser vi din publika webbplats för att bygga en provassistent. Om du sedan trycker på Spara eller ber oss mejla länken sparar vi din e-postadress, ditt mobilnummer om du skrev ett, webbplatsen och hur länge provsamtalet var. Vi sparar inte ljud eller utskrift av samtalet. VOCA är personuppgiftsansvarig.

Vi använder uppgifterna för att skapa kontot och för en personlig uppföljning, med mejl eller telefon, av provet du själv startade. Den rättsliga grunden är vårt berättigade intresse. Tips om hur du får ut mer av tjänsten skickar vi bara om du kryssar i rutan för det. Uppgifterna sparas i 12 månader efter den senaste kontakten. En provassistent som ingen sparade raderas efter 30 dagar. Du kan invända när du vill genom att svara på vårt mejl eller skriva till herman@vocasolutions.com. Vi stoppar då uppföljningen.

3. Data från Meta-plattformar (Messenger, Instagram och WhatsApp)

När ett företag ansluter sin Facebook-sida, sitt Instagram-konto eller sitt WhatsApp-nummer tar VOCA emot de meddelanden som gäster skickar till det företaget, via Metas API, för att kunna svara. Denna data behandlas åt företaget, lagras hos VOCA inom EU och raderas enligt avsnitt 9. Metas egen behandling och dirigering kan ske utanför EU/EES enligt Metas villkor. Den delas inte vidare av VOCA och används inte för annonsering eller modellträning. Du kan när som helst begära radering (se avsnitt 10 och vår sida om dataradering).

4. Data från Google och Microsoft (kalender och ansluten brevlåda)

Ett anslutet företag kan välja att koppla sin Google Kalender eller sin Outlook-kalender i Microsoft 365 till VOCA för att hantera bokningar. Med företagets uttryckliga medgivande (via OAuth) läser VOCA kalenderns tillgänglighet och skapar, ändrar och avbokar bokningshändelser i den kalendern. Åtkomsten används enbart för denna bokningsfunktion.

Vi använder inte data från Google eller Microsoft för annonsering, vi säljer den aldrig, vi delar den inte vidare för andras egna syften, och vi använder den inte för att utveckla, förbättra eller träna AI-/ML-modeller. Ingen människa läser data från Google eller Microsoft utom när det krävs för säkerhet eller felsökning, enligt lag, eller med användarens uttryckliga medgivande.

Voca's use and transfer of information received from Google APIs (including Google Workspace APIs) to any other app will adhere to the Google API Services User Data Policy, including the Limited Use requirements.

Företaget kan när som helst koppla bort kalendern i Vocas portal eller återkalla Vocas åtkomst på myaccount.google.com/permissions. Åtkomst-token lagras krypterad (se avsnitt 7) och raderas när kopplingen tas bort. För Microsoft sker återkallelsen i stället i företagets Microsoft 365-konto.

Om ett anslutet företag använder Vocas Gmail-tillägg (inkorgsassistenten, avsnitt 5) läser tillägget endast det mejl som medarbetaren själv har öppet, för att skriva in ett svarsförslag i medarbetarens eget utkast och, när medarbetaren själv väljer det, utföra en bokningsåtgärd (se avsnitt 5 för hur det går till). Tillägget har ingen åtkomst till brevlådan i övrigt, och samma Limited Use-åtagande som ovan gäller.

I en pilot kan ett inbjudet företag dessutom ansluta sin egen brevlåda hos Google (Gmail) eller Microsoft 365 till VOCA. Med företagets uttryckliga medgivande (OAuth) läser VOCA då gästmejl i den anslutna brevlådan för att besvara dem på samma sätt som i andra kanaler, och skickar svaren från brevlådan. Åtkomst-token lagras krypterad och raderas när kopplingen tas bort, och företaget kan när som helst koppla bort brevlådan i portalen eller återkalla åtkomsten hos Google eller Microsoft. Samma åtagande om begränsad användning som ovan gäller: inget används för annonsering eller modellträning.

5. Inkorgsassistenten (tillägg i webbläsaren och e-postprogrammet)

Personal hos anslutna företag kan använda inkorgsassistenten. Ett tillägg i webbläsaren eller e-postprogrammet som föreslår svar på kundmejl. När medarbetaren själv klickar på "Föreslå svar" skickas texten i det öppnade eller markerade mejlet (ämne, avsändarnamn och innehåll) till VOCA, som tar fram ett svarsförslag med hjälp av vår AI-väg (avsnitt 6).

Innehållet behandlas då endast tillfälligt för att skapa förslaget: mejlets innehåll lagras inte hos VOCA, kopplas inte till någon konversationshistorik och används aldrig för att träna AI-modeller (modellleverantören får enligt våra anrop inte spara innehållet eller använda det för träning). Inget skickas utan att medarbetaren själv klickar, och själva svarsförslaget skickas aldrig automatiskt. Medarbetaren granskar, redigerar och skickar svaret själv från sin egen e-postadress.

Tar det anslutna företaget emot bokningar kan medarbetaren dessutom, när kundens mejl gäller en bokning, välja att utföra en bokningsåtgärd direkt från inkorgen. Boka en ny tid, flytta en befintlig tid eller avboka. Det sker aldrig automatiskt: assistenten föreslår åtgärden utifrån kundens mejl, men den genomförs först när medarbetaren själv granskar uppgifterna, klickar på åtgärden och bekräftar den. När medarbetaren gör det:

VOCA behandlar i samtliga fall uppgifterna som personuppgiftsbiträde åt det anslutna företaget.

6. Leverantörer och deras roller

Vi använder Supabase (databas, EU), Vercel (hosting i Stockholm, AI-gateway samt besöks- och prestandamätning), Google Vertex AI (AI-svar med begärd EU-inferens via gatewayen), Anthropic (modellen Claude; direkt endast som reserv- eller nödväg), ElevenLabs (röst, USA), 46elks (telefoni/SMS, EU), Mailgun (e-post, EU), Railway (röstbrygga och bakgrundsarbete, EU), Google och Microsoft (kalender och, i piloten, ansluten brevlåda, när företaget kopplar dem), Meta (Messenger, Instagram och WhatsApp), Telegram (när företaget ansluter kanalen), Cloudflare Turnstile (robotskydd), Sentry (felspårning med rensade felrapporter) och PostHog (kakfri produktanalys, avsnitt 12). Betalningar för våra egna abonnemang går via Stripe (kort) och Fortnox (faktura); kortnummer når aldrig VOCA. När en bokning görs skickas de uppgifter bokningen kräver till företagets eget bokningssystem, som företaget självt har avtal med. Hos företag som har lagt till egna källor (webbplats, webbsidor eller dokument) skickar vi en sökfråga till ElevenLabs i USA för varje meddelande i textkanalerna (webbchatt, SMS, e-post, WhatsApp, Telegram, Instagram och Messenger) som frågar något eller beskriver ett ärende på sex ord eller fler. Sökfrågan är de meningar som ställer frågan, eller hela meddelandet när ingen mening är en direkt fråga. Telefonnummer, personnummer, kortnummer och andra nummer med sex siffror eller fler maskeras; e-postadresser och länkar maskeras också. Namn och adresser i meddelandet maskeras inte. När assistenten själv söker i källorna skickas dess egen sökfråga, maskerad på samma sätt. Företagens egna källor lagras hos ElevenLabs som kunskapsbas. Sökningen skapar ingen konversation hos ElevenLabs. För demo- och säljlinjer används även Slack för interna aviseringar, HubSpot för kundhantering och Apollo för mejluppföljning. För demo- och säljsamtal används Meta för annonsmätning endast på det begränsade sätt som beskrivs ovan. HubSpot är personuppgiftsbiträde för CRM-data. Vid berikning eller spårningskod med aktiverad Intent-datadelning är HubSpot självständigt ansvarigt för den behandlingen. Apollo kan använda företagskontaktuppgifter från CRM-kopplingar, anslutna brevlådor och kontaktuppdateringar i sin egen företagsdatabas. Där är Apollo självständigt personuppgiftsansvarigt och kan göra uppgifterna tillgängliga för andra kunder. För leverantörernas egen behandling gäller deras egna integritetspolicyer och lagringstider. VOCA:s gräns på 12 månader gäller vår säljuppföljning. Kontakta herman@vocasolutions.com för dina rättigheter hos VOCA. Begäran som rör Apollos egen databas kan också skickas till privacy@apollo.io. När en röstreserv är aktiverad behandlar Mistral AI ljud per yttrande och svarstext för transkribering och talsyntes via sin EU-endpoint. Mistral behåller inte ljud, transkript eller svarstext efter behandlingen, men sparade syntetiska röster har en separat inställd lagringstid på 365 dagar. Samtalstranskript kan fortfarande lagras hos VOCA.

Vi använder också HubSpot för VOCA:s eget kundregister över företag i provperiod, betalande kunder och kunder som har sagt upp. Vad som sparas där och hur länge beskrivs i avsnitt 12.

7. Datasäkerhet och skydd av känsliga uppgifter

Vi skyddar personuppgifter (inklusive känsliga uppgifter och data från Google och Meta) med tekniska och organisatoriska åtgärder:

8. Lagring och plats

VOCA:s databas finns inom EU (Supabase, Stockholm), webbplatsen och portalen hos Vercel i Stockholm och bakgrundsarbetet hos Railway i Amsterdam. AI-svar i textkanalerna körs med begärd EU-inferens hos Google Vertex AI via Vercels gateway, men gatewayens egen behandling kan ske utanför EU/EES, och en aktiverad reservväg direkt till modellleverantören kan innebära behandling i USA. Vår röstleverantör ElevenLabs behandlar normalt samtal i USA och sparar transkript där i 30 dagar. Ljudet spelas inte in. ElevenLabs behandlar i USA även sökfrågor från textmeddelanden och lagrar företagens egna källor som kunskapsbas (se avsnitt 6). Metas och Telegrams egen dirigering av meddelanden kan ske utanför EU/EES. Även HubSpot, Apollo och andra leverantörer kan behandla uppgifter utanför EU/EES, bland annat i USA. HubSpots och Apollos publicerade dataskyddsavtal beskriver Data Privacy Framework där det gäller och EU:s standardavtalsklausuler för överföringar som behöver det skyddet. Vilket skydd som gäller beror på överföringen och tillämpligt avtal. Kontakta herman@vocasolutions.com för information om skyddet för dina uppgifter. När en röstreserv är aktiverad behandlar Mistral AI ljud per yttrande och svarstext för transkribering och talsyntes via sin EU-endpoint. Mistral behåller inte ljud, transkript eller svarstext efter behandlingen, men sparade syntetiska röster har en separat inställd lagringstid på 365 dagar. Samtalstranskript kan fortfarande lagras hos VOCA. Mistral uppger att vissa funktioner kan innebära överföring utanför EU/EES genom dess underbiträden.

9. Lagringstid

Innehållet i konversationer sparas under den lagringstid det anslutna företaget har ställt in, som standard 12 månader och som kortast 30 dagar. När tiden har gått ut anonymiseras meddelandeinnehållet automatiskt och kan inte återskapas. Assistentens minnesanteckningar sparas i högst 12 månader och aldrig längre än företagets inställda lagringstid. Boknings- och ärendeuppgifter kan sparas längre som företagets verksamhetsunderlag, och uppgifter som krävs för bokföring sparas så länge lagen kräver. I säkerhetskopior kan raderade uppgifter finnas kvar i högst sju dagar. Du eller företaget kan begära radering tidigare (avsnitt 10).

10. Dina rättigheter (GDPR)

Du har rätt till tillgång, rättelse, radering, begränsning och dataportabilitet samt att invända mot behandling. För att utöva dina rättigheter, eller för att radera dina uppgifter, se vocasolutions.com/data-deletion eller kontakta oss nedan. Du har även rätt att klaga hos Integritetsskyddsmyndigheten (IMY).

11. Barn

Tjänsten riktar sig inte till barn och vi samlar inte medvetet in uppgifter om barn.

12. Kakor, besöksstatistik och annonsmätning

Vi sätter inga kakor för annonsmätning förrän du har godkänt det. Godkänner du laddar vi Metas pixel, som sätter kakorna _fbp och _fbc. De låter oss se vilka annonser som leder till besök, demoförfrågningar och köp. Nödvändiga kakor för inloggning, språkval och skydd mot robotar (Cloudflare Turnstile, som kontrollerar webbläsarsignaler och IP-adress) kräver inget samtycke och sätts alltid.

Samma händelser skickas också från vår server till Meta via Conversions API. Din e-postadress omvandlas då till en kryptografisk kod innan den lämnar oss, och vi skickar aldrig innehållet i dina konversationer. Meta är själv personuppgiftsansvarig för hur de använder uppgifterna. Du ändrar ditt val när du vill via länken längst ner på sidan, och tar du tillbaka samtycket raderas kakorna direkt.

Vi räknar besök på våra publika webbsidor med Vercel Web Analytics. Den sätter inga kakor och sparar inget på din enhet, och den är på oavsett ditt val om kakor. Vercel registrerar vilken sida som besöks, vilken webbplats besökaren kom från, ungefärlig plats (land, region och stad), webbläsare, operativsystem och typ av enhet. Besökare skiljs åt med en kod som Vercel räknar fram ur förfrågan och kastar efter 24 timmar. Enligt Vercel kopplas uppgifterna inte till någon person eller IP-adress.

Den räknar inte besök i portalen, på gästers bokningslänkar, i chatten eller i inbäddade widgetar. Innan en sidvisning skickas bygger vi om adressen så att bara sidans sökväg och kampanjparametrar (utm) följer med. Koden i en demolänk tas bort. Går adressen inte att rensa säkert skickas ingen sidvisning alls.

När du skapar ett konto sparar vi, tillsammans med kontot, kampanjparametrarna (utm) i adressen du senast kom in via, koden i en kund- eller kreatörslänk om du följde en sådan, vilken sida du började på under besöket och om du hade godkänt kakor för annonsmätning. Vi använder det för att se vilken marknadsföring som ger nya kunder, med stöd av vårt berättigade intresse. Uppgifterna raderas när kontot raderas. I vårt kundregister i HubSpot sparar vi dessutom företagets namn, om företaget är i en provperiod, betalar (med kort eller faktura) eller har sagt upp, när det hände och varifrån det kom: via en kreatörs länk (vi sparar kreatörens företagsnamn), via en annan kunds kod (utan att nämna kunden) eller via marknadsföring (kampanjparametrarna, bara om du godkänt kakor för annonsmätning). Vi använder det för att följa upp provperioder och kunder och för att se vilka källor som ger betalande kunder, med stöd av vårt berättigade intresse. Kontaktuppgifter, belopp och samtal från kontot förs inte över dit. Posten raderas när kontot raderas, och senast 12 månader efter att abonnemanget har tagit slut. En raderad post kan återställas i HubSpot i upp till 90 dagar och raderas därefter permanent.

Vi mäter också hur våra egna sidor och portalen används med PostHog och hur snabba sidorna är med Vercel Speed Insights. Inget av dem sätter kakor eller sparar något på din enhet: PostHogs identifierare lever bara i flikens minne, och i portalen kopplas händelser till ditt interna användar-ID utan namn eller e-post. Vi skickar bara sidvisningar, namngivna händelser som antal, val och steg samt rensade felrapporter, aldrig innehållet i konversationer eller bokningar, och vi spelar inte in sessioner. Sidans adress rensas innan den skickas, så att koder i boknings- och avregistreringslänkar inte följer med.

13. Ändringar

Vi kan uppdatera denna policy. Väsentliga ändringar publiceras på den här sidan med nytt datum.

14. Kontakt

VOCA Solutions AB · Barkerivägen 20, Saltsjö-Boo, Sverige
E-post: herman@vocasolutions.com

Integritetspolicy | VOCA