← Tilbage

Integritetspolicy

Gäller från 2 November 2026 · VOCA (vocasolutions.com)

VOCA ("VOCA", "vi", "oss") är en tjänst som drivs av VOCA Solutions AB, Barkerivägen 20, Saltsjö-Boo, Sverige. Den här policyn beskriver hur vi samlar in, använder och skyddar personuppgifter när du använder vocasolutions.com och de meddelandekanaler som VOCA hanterar för våra kunders räkning (webbchatt, telefon/röst, Facebook Messenger, Instagram, WhatsApp, Telegram, SMS och e-post).

Vår roll. VOCA tillhandahåller en AI-assistent som hanterar inkommande konversationer åt företag (t.ex. restauranger) och omvandlar dem till bokningar. När en gäst skriver eller ringer till ett anslutet företag behandlar VOCA uppgifterna som personuppgiftsbiträde åt det företaget (personuppgiftsansvarig). För besökare på vocasolutions.com och för våra direkta kunder är VOCA personuppgiftsansvarig. VOCA är också självständig personuppgiftsansvarig för pseudonymiserade konversations- och driftuppgifter i den begränsade omfattning som beskrivs i avsnitt 2.

1. Uppgifter vi behandlar

2. Hvordan vi bruger oplysningerne

For tilknyttede virksomheder bruges oplysningerne til at levere tjenesten: besvare beskeder, foretage og håndtere bookinger, stille opkald videre til personale ved behov, sende bekræftelser og, på virksomhedens vegne, sende påmindelser og andre beskeder i sagen samt tilbud til dem, der har givet samtykke eller ikke har gjort indsigelse. Du kan altid gøre indsigelse mod tilbud, for eksempel ved at svare STOP eller bruge linket i beskeden. Til drift, fejlfinding og forbedring af tjenesten bruger VOCA desuden pseudonymiserede oplysninger om samtaler og brug for egen regning som dataansvarlig på grundlag af vores legitime interesse. Identificerbare oplysninger bruges da kun for den virksomhed, du kontaktede, og statistik, der forlader tjenesten, er anonymiseret og samlet. For opkald til vores demo- og salgslinjer gælder også afsnittet nedenfor. Vi bruger ikke dine beskeder til at træne generelle AI-modeller og sælger ikke samtaleindhold. For virksomhedskontaktoplysninger gælder også afsnit 6.

Assistentens hukommelse

Har du kontaktet en tilknyttet virksomhed før, kan assistenten huske det. Når en samtale er slut, skriver vores AI en kort note: hvad du ønskede, hvad der skete, hvad der stadig er åbent, og varige oplysninger, der hjælper næste gang, for eksempel et ønske om bord eller hvilken bil du har til service. Noten hører til den virksomhed, du kontaktede, og kan bruges på alle dens afdelinger og i alle kanaler. Næste gang du henvender dig, læser assistenten noten, kan hilse på dig ved navn og spørger, før den bruger noget, den husker.

Helbredsoplysninger, for eksempel allergier, gemmes kun, hvis du selv har nævnt dem og accepteret, at de gemmes. De bruges aldrig i telefonopkald eller sms, fordi et nummer kan forfalskes. En e-mail, hvis afsender ikke kan verificeres, får ingen hukommelse. Noterne skrives via den samme AI-vej som vores svar (afsnit 6) og bruges ikke til at træne AI-modeller.

Virksomheden er dataansvarlig, og VOCA er databehandler. Noterne gemmes i højst 12 måneder og aldrig længere end virksomhedens opbevaringsperiode. Virksomheden kan slå hukommelsen fra. Du kan gøre indsigelse mod hukommelsen og bede om, at den slettes (afsnit 10). Slettes din kontakt, slettes hukommelsen også.

VOCAs demo- og salgslinjer

Når du ringer til en af VOCAs demo- eller salgslinjer, svarer vores AI-assistent. Demolinjerne viser, hvordan assistenten kan hjælpe en eksempelvirksomhed. På salgslinjen svarer assistenten for VOCA. Samtalen transskriberes. Til opfølgningslisten gemmer vi nummeret, som operatøren viser, hvornår du ringede, hvilken linje du ringede til, samtalens længde og hvad der skete, for eksempel en anmodning eller en afbrudt samtale. Opfølgningslisten omfatter alle vores virksomhedsdemoer på telefon undtagen restaurantdemoer. Samtaler til vores kunders virksomheder indgår heller ikke i listen. For demo- og salgslinjer, som ikke tidligere var med, bruger vi kun nye samtaler, efter at denne information er offentliggjort, og den udvidede indsamling er startet. Ældre samtaler fra disse linjer føjes ikke til listen.

VOCA er dataansvarlig for denne opfølgning. Vi bruger oplysningerne til at vurdere, om VOCA passer til din virksomhed, og til at ringe til dig om vores tjeneste. Retsgrundlaget er vores legitime interesse. Regler og en AI-model vurderer samtalen. Oplysninger, som du giver om din egen virksomhed, vejer tungest. En opdigtet booking hos demovirksomheden bekræfter ikke en tilknytning til en virksomhed. Samtalens kvalitet vurderes separat. Vurderingen hjælper salgsteamet med at vælge, hvem vi kontakter først. En person gennemgår oplysningerne og beslutter næste skridt. Vi kan kontrollere virksomhedstilknytningen i offentlige virksomhedskilder. Når en person har gennemgået og godkendt kontakten, kan vi overføre bekræftede oplysninger om din virksomhed, navn, telefonnummer og e-mailadresse til HubSpot. Kontaktoplysninger kan også overføres mellem HubSpot og Apollo gennem vores CRM-forbindelse. Med din tilladelse kan vi sende en begrænset e-mailserie gennem Apollo om booking eller opfølgning på en demo, du ikke mødte op til. Serien stopper, når du svarer, når vi registrerer en booking, når du siger nej, når e-mail ikke kan leveres, eller når serien er færdig. Vi sender ikke lyd eller fulde transskriptioner fra demoopkald til HubSpot eller Apollo. Du kan når som helst gøre indsigelse mod flere salgshenvendelser, i samtalen, når vi ringer tilbage, eller til herman@vocasolutions.com. Vi stopper da opfølgningen.

Interne meddelelser i Slack indeholder korte samtaleoplysninger til vores salgsteam. Dit nummer kan vises der, når det er nødvendigt for at ringe dig op. Dit nummer sendes aldrig til Meta, hverken direkte eller i kodet form. Vi kan kun fortælle Meta, at samtalen fandt sted, når et opkald til en annoncelinje følger ét entydigt matchende klik på nummeret på vores annonceside, og du har godkendt markedsføringscookies. Da bruger vi kun de klik- og browser-id’er, som Meta satte, og din browsers tekniske navn (user agent), så vores annoncer kan nå lignende virksomheder. Andre demo- og salgssamtaler rapporteres ikke til Meta. Vi sender aldrig lyd eller fulde transskriptioner til Slack eller Meta.

Oplysningerne i samtalelisten slettes inden for 35 dage. Har vi talt med dig om VOCA eller gennemgået og kvalificeret kontakten til salg, gemmes salgsoplysningerne i højst 12 måneder efter den seneste salgshændelse. En almindelig ændring af kontaktoplysninger forlænger ikke perioden. Hvis du gør indsigelse mod flere salgshenvendelser, gemmer vi en kodet spærringsmarkering uden nummer eller navn, så dit valg også gælder senere. Selve transskriptionen følger demovirksomhedens opbevaringstid for samtalehistorikken. Du kan bede om indsigt, rettelse eller sletning i henhold til afsnit 10.

Prøveopkald på vocasolutions.com/start

Når du prøver vores assistent på /start, læser vi din offentlige hjemmeside for at bygge en prøveassistent. Hvis du derefter trykker på Gem eller beder os maile linket, gemmer vi din e-mailadresse, dit mobilnummer, hvis du skrev et, hjemmesiden og hvor længe prøveopkaldet varede. Vi gemmer ikke lyd eller udskrift af opkaldet. VOCA er dataansvarlig.

Vi bruger oplysningerne til at oprette kontoen og til én personlig opfølgning, på e-mail eller telefon, af den prøve, du selv startede. Retsgrundlaget er vores legitime interesse. Tips om, hvordan du får mere ud af tjenesten, sender vi kun, hvis du sætter kryds i feltet til det. Oplysningerne gemmes i 12 måneder efter den seneste kontakt. En prøveassistent, som ingen gemte, slettes efter 30 dage. Du kan gøre indsigelse, når du vil, ved at svare på vores e-mail eller skrive til herman@vocasolutions.com. Vi stopper så opfølgningen.

3. Data från Meta-plattformar (Messenger, Instagram och WhatsApp)

När ett företag ansluter sin Facebook-sida, sitt Instagram-konto eller sitt WhatsApp-nummer tar VOCA emot de meddelanden som gäster skickar till det företaget, via Metas API, för att kunna svara. Denna data behandlas åt företaget, lagras hos VOCA inom EU och raderas enligt avsnitt 9. Metas egen behandling och dirigering kan ske utanför EU/EES enligt Metas villkor. Den delas inte vidare av VOCA och används inte för annonsering eller modellträning. Du kan när som helst begära radering (se avsnitt 10 och vår sida om dataradering).

4. Data från Google och Microsoft (kalender och ansluten brevlåda)

Ett anslutet företag kan välja att koppla sin Google Kalender eller sin Outlook-kalender i Microsoft 365 till VOCA för att hantera bokningar. Med företagets uttryckliga medgivande (via OAuth) läser VOCA kalenderns tillgänglighet och skapar, ändrar och avbokar bokningshändelser i den kalendern. Åtkomsten används enbart för denna bokningsfunktion.

Vi använder inte data från Google eller Microsoft för annonsering, vi säljer den aldrig, vi delar den inte vidare för andras egna syften, och vi använder den inte för att utveckla, förbättra eller träna AI-/ML-modeller. Ingen människa läser data från Google eller Microsoft utom när det krävs för säkerhet eller felsökning, enligt lag, eller med användarens uttryckliga medgivande.

Voca's use and transfer of information received from Google APIs (including Google Workspace APIs) to any other app will adhere to the Google API Services User Data Policy, including the Limited Use requirements.

Företaget kan när som helst koppla bort kalendern i Vocas portal eller återkalla Vocas åtkomst på myaccount.google.com/permissions. Åtkomst-token lagras krypterad (se avsnitt 7) och raderas när kopplingen tas bort. För Microsoft sker återkallelsen i stället i företagets Microsoft 365-konto.

Om ett anslutet företag använder Vocas Gmail-tillägg (inkorgsassistenten, avsnitt 5) läser tillägget endast det mejl som medarbetaren själv har öppet, för att skriva in ett svarsförslag i medarbetarens eget utkast och, när medarbetaren själv väljer det, utföra en bokningsåtgärd (se avsnitt 5 för hur det går till). Tillägget har ingen åtkomst till brevlådan i övrigt, och samma Limited Use-åtagande som ovan gäller.

I en pilot kan ett inbjudet företag dessutom ansluta sin egen brevlåda hos Google (Gmail) eller Microsoft 365 till VOCA. Med företagets uttryckliga medgivande (OAuth) läser VOCA då gästmejl i den anslutna brevlådan för att besvara dem på samma sätt som i andra kanaler, och skickar svaren från brevlådan. Åtkomst-token lagras krypterad och raderas när kopplingen tas bort, och företaget kan när som helst koppla bort brevlådan i portalen eller återkalla åtkomsten hos Google eller Microsoft. Samma åtagande om begränsad användning som ovan gäller: inget används för annonsering eller modellträning.

5. Inkorgsassistenten (tillägg i webbläsaren och e-postprogrammet)

Personal hos anslutna företag kan använda inkorgsassistenten. Ett tillägg i webbläsaren eller e-postprogrammet som föreslår svar på kundmejl. När medarbetaren själv klickar på "Föreslå svar" skickas texten i det öppnade eller markerade mejlet (ämne, avsändarnamn och innehåll) till VOCA, som tar fram ett svarsförslag med hjälp av vår AI-väg (avsnitt 6).

Innehållet behandlas då endast tillfälligt för att skapa förslaget: mejlets innehåll lagras inte hos VOCA, kopplas inte till någon konversationshistorik och används aldrig för att träna AI-modeller (modellleverantören får enligt våra anrop inte spara innehållet eller använda det för träning). Inget skickas utan att medarbetaren själv klickar, och själva svarsförslaget skickas aldrig automatiskt. Medarbetaren granskar, redigerar och skickar svaret själv från sin egen e-postadress.

Tar det anslutna företaget emot bokningar kan medarbetaren dessutom, när kundens mejl gäller en bokning, välja att utföra en bokningsåtgärd direkt från inkorgen. Boka en ny tid, flytta en befintlig tid eller avboka. Det sker aldrig automatiskt: assistenten föreslår åtgärden utifrån kundens mejl, men den genomförs först när medarbetaren själv granskar uppgifterna, klickar på åtgärden och bekräftar den. När medarbetaren gör det:

VOCA behandlar i samtliga fall uppgifterna som personuppgiftsbiträde åt det anslutna företaget.

6. Leverandører og deres roller

Vi bruger Supabase (database, EU), Vercel (hosting i Stockholm, AI-gateway samt besøgs- og ydelsesmåling), Google Vertex AI (AI-svar med anmodet EU-inferens via gatewayen), Anthropic (Claude-modellen; direkte kun som reserve- eller nødvej), ElevenLabs (tale, USA), 46elks (telefoni/SMS, EU), Mailgun (e-mail, EU), Railway (talebro og baggrundsarbejde, EU), Google og Microsoft (kalender og, i pilotprojektet, tilknyttet postkasse, når virksomheden forbinder dem), Meta (Messenger, Instagram og WhatsApp), Telegram (når virksomheden forbinder kanalen), Cloudflare Turnstile (botbeskyttelse), Sentry (fejlsporing med rensede fejlrapporter) og PostHog (cookiefri produktanalyse, afsnit 12). Betalinger for vores egne abonnementer går via Stripe (kort) og Fortnox (faktura); kortnumre når aldrig VOCA. Når en booking foretages, sendes de oplysninger, bookingen kræver, til virksomhedens eget bookingsystem, som virksomheden selv har aftale med. Hos virksomheder, der har tilføjet egne kilder (hjemmeside, websider eller dokumenter), sender vi en søgeforespørgsel til ElevenLabs i USA for hver besked i tekstkanalerne (webchat, SMS, e-mail, WhatsApp, Telegram, Instagram og Messenger), der spørger om noget eller beskriver en sag på seks ord eller flere. Forespørgslen er de sætninger, der stiller spørgsmålet, eller hele beskeden, når ingen sætning er et direkte spørgsmål. Telefonnumre, personnumre, kortnumre og andre tal med seks cifre eller flere maskeres; e-mailadresser og links maskeres også. Navne og adresser i beskeden maskeres ikke. Når assistenten selv søger i kilderne, sendes dens egen forespørgsel, maskeret på samme måde. Virksomhedernes egne kilder gemmes hos ElevenLabs som vidensbase. Søgningen opretter ingen samtale hos ElevenLabs. For demo- og salgslinjer bruger vi også Slack til interne beskeder, HubSpot til kundehåndtering og Apollo til e-mailopfølgning. For demo- og salgsopkald bruger vi kun Meta til annoncemåling på den begrænsede måde, der er beskrevet ovenfor. HubSpot er databehandler for CRM-data. Ved berigelse eller sporingskode med aktiveret Intent-datadeling er HubSpot selvstændigt dataansvarlig for denne behandling. Apollo kan bruge virksomhedskontaktoplysninger fra CRM-forbindelser, tilknyttede postkasser og kontaktopdateringer i sin egen virksomhedsdatabase. Apollo er selvstændigt dataansvarlig for denne database og kan gøre oplysningerne tilgængelige for andre kunder. Leverandørernes egne privatlivspolitikker og opbevaringsperioder gælder for deres selvstændige behandling. VOCA’s grænse på 12 måneder gælder vores salgsopfølgning. Kontakt herman@vocasolutions.com for at bruge dine rettigheder hos VOCA. Anmodninger om Apollos egen database kan også sendes til privacy@apollo.io. Når en talereserve er aktiveret, behandler Mistral AI lyd pr. ytring og svartekst til transskription og talesyntese via sit EU-endepunkt. Mistral opbevarer ikke lyd, transskriptioner eller svartekst efter behandlingen, men gemte syntetiske stemmer har en separat indstillet opbevaringsperiode på 365 dage. VOCA kan stadig gemme opkaldstransskriptioner.

Vi bruger også HubSpot til VOCA’s eget kunderegister over virksomheder i en prøveperiode, betalende kunder og kunder, der har opsagt deres abonnement. Hvad der gemmes dér, og hvor længe, er beskrevet i afsnit 12.

7. Datasäkerhet och skydd av känsliga uppgifter

Vi skyddar personuppgifter (inklusive känsliga uppgifter och data från Google och Meta) med tekniska och organisatoriska åtgärder:

8. Opbevaring og placering

VOCA’s database ligger i EU (Supabase, Stockholm), hjemmesiden og portalen hos Vercel i Stockholm og baggrundsarbejdet hos Railway i Amsterdam. AI-svar i tekstkanalerne køres med anmodet EU-inferens hos Google Vertex AI via Vercels gateway, men gatewayens egen behandling kan ske uden for EU/EØS, og en aktiveret direkte reservevej til modelleverandøren kan betyde behandling i USA. Vores taleleverandør ElevenLabs behandler normalt opkald i USA og gemmer transskriptioner der i 30 dage. Lyden optages ikke. ElevenLabs behandler også søgeforespørgsler fra tekstbeskeder i USA og gemmer virksomhedernes egne kilder som vidensbase (se afsnit 6). Metas og Telegrams egen routing kan ske uden for EU/EØS. HubSpot, Apollo og andre leverandører kan også behandle oplysninger uden for EU/EØS, blandt andet i USA. HubSpots og Apollos offentliggjorte databeskyttelsesaftaler beskriver Data Privacy Framework, hvor det gælder, og EU’s standardkontraktbestemmelser for overførsler, der har brug for denne beskyttelse. Den gældende beskyttelse afhænger af overførslen og den gældende aftale. Kontakt herman@vocasolutions.com for oplysninger om beskyttelsen af dine data. Når en talereserve er aktiveret, behandler Mistral AI lyd pr. ytring og svartekst til transskription og talesyntese via sit EU-endepunkt. Mistral opbevarer ikke lyd, transskriptioner eller svartekst efter behandlingen, men gemte syntetiske stemmer har en separat indstillet opbevaringsperiode på 365 dage. VOCA kan stadig gemme opkaldstransskriptioner. Mistral oplyser, at visse funktioner kan indebære overførsel uden for EU/EØS via deres underdatabehandlere.

9. Lagringstid

Innehållet i konversationer sparas under den lagringstid det anslutna företaget har ställt in, som standard 12 månader och som kortast 30 dagar. När tiden har gått ut anonymiseras meddelandeinnehållet automatiskt och kan inte återskapas. Assistentens minnesanteckningar sparas i högst 12 månader och aldrig längre än företagets inställda lagringstid. Boknings- och ärendeuppgifter kan sparas längre som företagets verksamhetsunderlag, och uppgifter som krävs för bokföring sparas så länge lagen kräver. I säkerhetskopior kan raderade uppgifter finnas kvar i högst sju dagar. Du eller företaget kan begära radering tidigare (avsnitt 10).

10. Dina rättigheter (GDPR)

Du har rätt till tillgång, rättelse, radering, begränsning och dataportabilitet samt att invända mot behandling. För att utöva dina rättigheter, eller för att radera dina uppgifter, se vocasolutions.com/data-deletion eller kontakta oss nedan. Du har även rätt att klaga hos Integritetsskyddsmyndigheten (IMY).

11. Barn

Tjänsten riktar sig inte till barn och vi samlar inte medvetet in uppgifter om barn.

12. Kakor, besöksstatistik och annonsmätning

Vi sätter inga kakor för annonsmätning förrän du har godkänt det. Godkänner du laddar vi Metas pixel, som sätter kakorna _fbp och _fbc. De låter oss se vilka annonser som leder till besök, demoförfrågningar och köp. Nödvändiga kakor för inloggning, språkval och skydd mot robotar (Cloudflare Turnstile, som kontrollerar webbläsarsignaler och IP-adress) kräver inget samtycke och sätts alltid.

Samma händelser skickas också från vår server till Meta via Conversions API. Din e-postadress omvandlas då till en kryptografisk kod innan den lämnar oss, och vi skickar aldrig innehållet i dina konversationer. Meta är själv personuppgiftsansvarig för hur de använder uppgifterna. Du ändrar ditt val när du vill via länken längst ner på sidan, och tar du tillbaka samtycket raderas kakorna direkt.

Vi räknar besök på våra publika webbsidor med Vercel Web Analytics. Den sätter inga kakor och sparar inget på din enhet, och den är på oavsett ditt val om kakor. Vercel registrerar vilken sida som besöks, vilken webbplats besökaren kom från, ungefärlig plats (land, region och stad), webbläsare, operativsystem och typ av enhet. Besökare skiljs åt med en kod som Vercel räknar fram ur förfrågan och kastar efter 24 timmar. Enligt Vercel kopplas uppgifterna inte till någon person eller IP-adress.

Den räknar inte besök i portalen, på gästers bokningslänkar, i chatten eller i inbäddade widgetar. Innan en sidvisning skickas bygger vi om adressen så att bara sidans sökväg och kampanjparametrar (utm) följer med. Koden i en demolänk tas bort. Går adressen inte att rensa säkert skickas ingen sidvisning alls.

Når du opretter en konto, gemmer vi sammen med kontoen kampagneparametrene (utm) i den adresse, du sidst kom ind via, koden i et kunde- eller indholdsskaberlink, hvis du fulgte et sådant, hvilken side du startede på under besøget, og om du havde accepteret cookies til annoncemåling. Vi bruger det til at se, hvilken markedsføring der giver nye kunder, på grundlag af vores legitime interesse. Oplysningerne slettes, når kontoen slettes. I vores kunderegister i HubSpot gemmer vi desuden virksomhedens navn, om virksomheden er i en prøveperiode, betaler (med kort eller faktura) eller har opsagt sit abonnement, hvornår det skete, og hvor den kom fra: et indholdsskaberlink (vi gemmer indholdsskaberens virksomhedsnavn), en anden kundes kode (uden at nævne kunden) eller markedsføring (kampagneparametrene, kun hvis du accepterede cookies til annoncemåling). Vi bruger det til at følge op på prøveperioder og kunder og til at se, hvilke kilder der giver betalende kunder, på grundlag af vores legitime interesse. Kontaktoplysninger, beløb og samtaler fra kontoen overføres ikke dertil. Registreringen slettes, når kontoen slettes, og senest 12 måneder efter, at abonnementet er ophørt. En slettet registrering kan gendannes i HubSpot i op til 90 dage og slettes derefter permanent.

Vi mäter också hur våra egna sidor och portalen används med PostHog och hur snabba sidorna är med Vercel Speed Insights. Inget av dem sätter kakor eller sparar något på din enhet: PostHogs identifierare lever bara i flikens minne, och i portalen kopplas händelser till ditt interna användar-ID utan namn eller e-post. Vi skickar bara sidvisningar, namngivna händelser som antal, val och steg samt rensade felrapporter, aldrig innehållet i konversationer eller bokningar, och vi spelar inte in sessioner. Sidans adress rensas innan den skickas, så att koder i boknings- och avregistreringslänkar inte följer med.

13. Ändringar

Vi kan uppdatera denna policy. Väsentliga ändringar publiceras på den här sidan med nytt datum.

14. Kontakt

VOCA Solutions AB · Barkerivägen 20, Saltsjö-Boo, Sverige
E-post: herman@vocasolutions.com

Integritetspolicy | VOCA