← Back

Integritetspolicy

Gäller från 2 November 2026 · VOCA (vocasolutions.com)

VOCA ("VOCA", "vi", "oss") är en tjänst som drivs av VOCA Solutions AB, Barkerivägen 20, Saltsjö-Boo, Sverige. Den här policyn beskriver hur vi samlar in, använder och skyddar personuppgifter när du använder vocasolutions.com och de meddelandekanaler som VOCA hanterar för våra kunders räkning (webbchatt, telefon/röst, Facebook Messenger, Instagram, WhatsApp, Telegram, SMS och e-post).

Vår roll. VOCA tillhandahåller en AI-assistent som hanterar inkommande konversationer åt företag (t.ex. restauranger) och omvandlar dem till bokningar. När en gäst skriver eller ringer till ett anslutet företag behandlar VOCA uppgifterna som personuppgiftsbiträde åt det företaget (personuppgiftsansvarig). För besökare på vocasolutions.com och för våra direkta kunder är VOCA personuppgiftsansvarig. VOCA är också självständig personuppgiftsansvarig för pseudonymiserade konversations- och driftuppgifter i den begränsade omfattning som beskrivs i avsnitt 2.

1. Uppgifter vi behandlar

2. How we use the data

For connected businesses, the data is used to provide the service: answer messages, make and manage bookings, transfer calls to staff when needed, send confirmations and, on the business’s instructions, send reminders and other messages about the matter, and offers to those who have consented or not objected. You can always object to offers, for example by replying STOP or using the link in the message. For operation, troubleshooting and improvement of the service, VOCA also uses pseudonymised data about conversations and use on its own behalf as controller, based on our legitimate interest. Identifiable data is then used only for the business you contacted, and statistics that leave the service are anonymised and aggregated. For calls to our demo and sales lines, the section below also applies. We do not use your messages to train general AI models, and we do not sell conversation content. Section 6 also applies to business contact details.

The assistant’s memory

If you have contacted a connected business before, the assistant can remember it. When a conversation ends, our AI writes a short note: what you wanted, what happened, what is still open and lasting details that help next time, for example a table preference or which car you have in for service. The note belongs to the business you contacted and can be used at all its locations and in all its channels. The next time you get in touch, the assistant reads the note, may greet you by name and asks before it uses a memory.

Health information, for example allergies, is kept only if you said it yourself and agreed that it may be kept. It is never used in phone calls or SMS, because a number can be spoofed. An email whose sender cannot be verified gets no memory. The notes are written through the same AI route as our replies (section 6) and are not used to train AI models.

The business is the controller and VOCA is the processor. The notes are kept for at most 12 months and never longer than the business’s retention period. The business can switch the memory off. You can object to the memory and ask for it to be deleted (section 10). If your contact is deleted, the memory is deleted too.

VOCA demo and sales phone lines

When you call a VOCA demo or sales phone line, our AI assistant answers. Demo lines show how the assistant can help an example business. On the sales line, the assistant speaks for VOCA. The call is transcribed. For our follow-up list, we keep the caller ID presented by the carrier, the time, the line called, the call length and what happened, such as a request or an interrupted call. The follow-up list covers all our business demos by phone except restaurant demos. Calls to our customers’ businesses are also excluded from this list. For demo and sales lines that were not previously included, we use only new calls after this notice has been published and the expanded collection has started. Earlier calls from those lines are not added to the list.

VOCA is the controller for this follow-up. We use the data to assess whether VOCA suits your business and to call you about our service. The legal basis is our legitimate interest. Rules and an AI model assess the call. Information you provide about your own business has the most weight. A fictional booking with the demo business does not confirm a business connection. Call quality is assessed separately. The assessment helps the sales team choose whom to contact first. A person reviews the information and decides the next step. We may check the business connection against public business sources. After a person reviews and approves the contact, we may send confirmed details about your business, name, telephone number and email address to HubSpot. Contact details may also pass between HubSpot and Apollo through our CRM connection. With your permission, we may send a limited email series through Apollo about booking or following up on a missed demo. The series stops when you reply, when we record a booking, when you decline, when emails cannot be delivered, or when the series ends. We do not send audio or full transcripts of demo calls to HubSpot or Apollo. You can object to further sales contact at any time, during the call, when we call back, or at herman@vocasolutions.com. We then stop the follow-up.

Internal Slack notifications contain brief call details for our sales team. Your number may appear there when needed to call you back. Your number is never sent to Meta, in plain or coded form. Only when an advertising-line call follows one unambiguously matched click on the number on our advertising page, and you accepted marketing cookies, may we tell Meta that the call happened. We then use only the click and browser IDs set by Meta and your browser’s technical name (user agent), so our ads can reach similar businesses. Other demo and sales calls are not reported to Meta. We never send audio or full transcripts to Slack or Meta.

Call-list data is deleted within 35 days. If we have spoken with you about VOCA or reviewed and qualified the contact for sales, sales data is kept for at most 12 months after the last sales activity. A routine change to contact details does not extend this period. If you object to further sales contact, we keep a coded suppression marker, without a number or name, so your choice remains effective. The transcript itself follows the demo business’s conversation-history retention period. You can request access, correction or deletion under section 10.

Test calls on vocasolutions.com/start

When you try our assistant on /start, we read your public website to build a test assistant. If you then press Save or ask us to email the link, we store your email address, your mobile number if you entered one, the website and how long the test call lasted. We do not store audio or a transcript of the call. VOCA is the controller.

We use the details to create the account and for one personal follow-up, by email or phone, of the test you started yourself. The legal basis is our legitimate interest. We send tips on getting more out of the service only if you tick the box for it. The details are kept for 12 months after the last contact. A test assistant nobody saved is deleted after 30 days. You can object at any time by replying to our email or writing to herman@vocasolutions.com. We then stop the follow-up.

3. Data från Meta-plattformar (Messenger, Instagram och WhatsApp)

När ett företag ansluter sin Facebook-sida, sitt Instagram-konto eller sitt WhatsApp-nummer tar VOCA emot de meddelanden som gäster skickar till det företaget, via Metas API, för att kunna svara. Denna data behandlas åt företaget, lagras hos VOCA inom EU och raderas enligt avsnitt 9. Metas egen behandling och dirigering kan ske utanför EU/EES enligt Metas villkor. Den delas inte vidare av VOCA och används inte för annonsering eller modellträning. Du kan när som helst begära radering (se avsnitt 10 och vår sida om dataradering).

4. Data från Google och Microsoft (kalender och ansluten brevlåda)

Ett anslutet företag kan välja att koppla sin Google Kalender eller sin Outlook-kalender i Microsoft 365 till VOCA för att hantera bokningar. Med företagets uttryckliga medgivande (via OAuth) läser VOCA kalenderns tillgänglighet och skapar, ändrar och avbokar bokningshändelser i den kalendern. Åtkomsten används enbart för denna bokningsfunktion.

Vi använder inte data från Google eller Microsoft för annonsering, vi säljer den aldrig, vi delar den inte vidare för andras egna syften, och vi använder den inte för att utveckla, förbättra eller träna AI-/ML-modeller. Ingen människa läser data från Google eller Microsoft utom när det krävs för säkerhet eller felsökning, enligt lag, eller med användarens uttryckliga medgivande.

Voca's use and transfer of information received from Google APIs (including Google Workspace APIs) to any other app will adhere to the Google API Services User Data Policy, including the Limited Use requirements.

Företaget kan när som helst koppla bort kalendern i Vocas portal eller återkalla Vocas åtkomst på myaccount.google.com/permissions. Åtkomst-token lagras krypterad (se avsnitt 7) och raderas när kopplingen tas bort. För Microsoft sker återkallelsen i stället i företagets Microsoft 365-konto.

Om ett anslutet företag använder Vocas Gmail-tillägg (inkorgsassistenten, avsnitt 5) läser tillägget endast det mejl som medarbetaren själv har öppet, för att skriva in ett svarsförslag i medarbetarens eget utkast och, när medarbetaren själv väljer det, utföra en bokningsåtgärd (se avsnitt 5 för hur det går till). Tillägget har ingen åtkomst till brevlådan i övrigt, och samma Limited Use-åtagande som ovan gäller.

I en pilot kan ett inbjudet företag dessutom ansluta sin egen brevlåda hos Google (Gmail) eller Microsoft 365 till VOCA. Med företagets uttryckliga medgivande (OAuth) läser VOCA då gästmejl i den anslutna brevlådan för att besvara dem på samma sätt som i andra kanaler, och skickar svaren från brevlådan. Åtkomst-token lagras krypterad och raderas när kopplingen tas bort, och företaget kan när som helst koppla bort brevlådan i portalen eller återkalla åtkomsten hos Google eller Microsoft. Samma åtagande om begränsad användning som ovan gäller: inget används för annonsering eller modellträning.

5. Inkorgsassistenten (tillägg i webbläsaren och e-postprogrammet)

Personal hos anslutna företag kan använda inkorgsassistenten. Ett tillägg i webbläsaren eller e-postprogrammet som föreslår svar på kundmejl. När medarbetaren själv klickar på "Föreslå svar" skickas texten i det öppnade eller markerade mejlet (ämne, avsändarnamn och innehåll) till VOCA, som tar fram ett svarsförslag med hjälp av vår AI-väg (avsnitt 6).

Innehållet behandlas då endast tillfälligt för att skapa förslaget: mejlets innehåll lagras inte hos VOCA, kopplas inte till någon konversationshistorik och används aldrig för att träna AI-modeller (modellleverantören får enligt våra anrop inte spara innehållet eller använda det för träning). Inget skickas utan att medarbetaren själv klickar, och själva svarsförslaget skickas aldrig automatiskt. Medarbetaren granskar, redigerar och skickar svaret själv från sin egen e-postadress.

Tar det anslutna företaget emot bokningar kan medarbetaren dessutom, när kundens mejl gäller en bokning, välja att utföra en bokningsåtgärd direkt från inkorgen. Boka en ny tid, flytta en befintlig tid eller avboka. Det sker aldrig automatiskt: assistenten föreslår åtgärden utifrån kundens mejl, men den genomförs först när medarbetaren själv granskar uppgifterna, klickar på åtgärden och bekräftar den. När medarbetaren gör det:

VOCA behandlar i samtliga fall uppgifterna som personuppgiftsbiträde åt det anslutna företaget.

6. Suppliers and their roles

We use Supabase (database, EU), Vercel (hosting in Stockholm, AI gateway and visitor and performance measurement), Google Vertex AI (AI responses with requested EU inference via the gateway), Anthropic (the Claude model; direct only as a backup or emergency route), ElevenLabs (voice, USA), 46elks (telephony/SMS, EU), Mailgun (email, EU), Railway (voice bridge and background work, EU), Google and Microsoft (calendar and, in the pilot, a connected mailbox, when the business connects them), Meta (Messenger, Instagram and WhatsApp), Telegram (when the business connects the channel), Cloudflare Turnstile (bot protection), Sentry (error tracking with scrubbed error reports) and PostHog (cookieless product analytics, section 12). Payments for our own subscriptions go through Stripe (card) and Fortnox (invoice); card numbers never reach VOCA. When a booking is made, the data the booking requires is sent to the business’s own booking system, which the business itself has an agreement with. At businesses that have added their own sources (website, web pages or documents), we send a search query to ElevenLabs in the USA for each message in the text channels (web chat, SMS, email, WhatsApp, Telegram, Instagram and Messenger) that asks something or describes a matter in six words or more. The query is the sentences that ask the question, or the whole message when no sentence is a direct question. Phone numbers, personal identity numbers, card numbers and other numbers of six digits or more are masked; email addresses and links are masked too. Names and addresses in the message are not masked. When the assistant searches the sources itself, its own query is sent and masked in the same way. The businesses’ own sources are stored at ElevenLabs as a knowledge base. The search creates no conversation at ElevenLabs. For demo and sales lines, we also use Slack for internal notifications, HubSpot for customer management and Apollo for email follow-up. For demo and sales calls, we use Meta for ad measurement only in the limited way described above. HubSpot is a processor for CRM data. For enrichment or its tracking code with Intent data sharing enabled, HubSpot is an independent controller for that processing. Apollo may use business contact details from CRM connections, connected mailboxes and contact updates in its own business database. Apollo is an independent controller for that database and may make the details available to other customers. The suppliers’ own privacy policies and retention periods apply to their independent processing. VOCA’s 12-month limit applies to our sales follow-up. Contact herman@vocasolutions.com to exercise your rights with VOCA. Requests about Apollo’s own database can also be sent to privacy@apollo.io. When a voice backup is enabled, Mistral AI processes audio per utterance and reply text for transcription and speech synthesis through its EU endpoint. Mistral does not retain audio, transcripts or reply text after processing, but saved synthetic voices have a separate configured retention period of 365 days. Call transcripts may still be stored by VOCA.

We also use HubSpot for VOCA’s own customer register of businesses on a trial, paying customers and customers that have cancelled. What is stored there and for how long is described in section 12.

7. Datasäkerhet och skydd av känsliga uppgifter

Vi skyddar personuppgifter (inklusive känsliga uppgifter och data från Google och Meta) med tekniska och organisatoriska åtgärder:

8. Storage and location

VOCA’s database is in the EU (Supabase, Stockholm), the website and portal at Vercel in Stockholm and background work at Railway in Amsterdam. AI responses in the text channels run with requested EU inference at Google Vertex AI via Vercel’s gateway, but the gateway’s own processing may take place outside the EU/EEA, and an enabled direct backup route to the model provider may involve processing in the USA. Our voice supplier ElevenLabs normally processes calls in the USA and keeps transcripts there for 30 days. Audio is not recorded. ElevenLabs also processes search queries from text messages in the USA and stores businesses’ own sources there as a knowledge base (see section 6). Meta’s and Telegram’s own routing may take place outside the EU/EEA. HubSpot, Apollo and other suppliers may also process data outside the EU/EEA, including in the USA. HubSpot’s and Apollo’s published data protection agreements describe the Data Privacy Framework where it applies and EU standard contractual clauses for transfers that require those safeguards. The applicable safeguard depends on the transfer and applicable agreement. Contact herman@vocasolutions.com for information about the safeguards for your data. When a voice backup is enabled, Mistral AI processes audio per utterance and reply text for transcription and speech synthesis through its EU endpoint. Mistral does not retain audio, transcripts or reply text after processing, but saved synthetic voices have a separate configured retention period of 365 days. Call transcripts may still be stored by VOCA. Mistral says some features may involve transfers outside the EU/EEA through its sub-processors.

9. Lagringstid

Innehållet i konversationer sparas under den lagringstid det anslutna företaget har ställt in, som standard 12 månader och som kortast 30 dagar. När tiden har gått ut anonymiseras meddelandeinnehållet automatiskt och kan inte återskapas. Assistentens minnesanteckningar sparas i högst 12 månader och aldrig längre än företagets inställda lagringstid. Boknings- och ärendeuppgifter kan sparas längre som företagets verksamhetsunderlag, och uppgifter som krävs för bokföring sparas så länge lagen kräver. I säkerhetskopior kan raderade uppgifter finnas kvar i högst sju dagar. Du eller företaget kan begära radering tidigare (avsnitt 10).

10. Dina rättigheter (GDPR)

Du har rätt till tillgång, rättelse, radering, begränsning och dataportabilitet samt att invända mot behandling. För att utöva dina rättigheter, eller för att radera dina uppgifter, se vocasolutions.com/data-deletion eller kontakta oss nedan. Du har även rätt att klaga hos Integritetsskyddsmyndigheten (IMY).

11. Barn

Tjänsten riktar sig inte till barn och vi samlar inte medvetet in uppgifter om barn.

12. Kakor, besöksstatistik och annonsmätning

Vi sätter inga kakor för annonsmätning förrän du har godkänt det. Godkänner du laddar vi Metas pixel, som sätter kakorna _fbp och _fbc. De låter oss se vilka annonser som leder till besök, demoförfrågningar och köp. Nödvändiga kakor för inloggning, språkval och skydd mot robotar (Cloudflare Turnstile, som kontrollerar webbläsarsignaler och IP-adress) kräver inget samtycke och sätts alltid.

Samma händelser skickas också från vår server till Meta via Conversions API. Din e-postadress omvandlas då till en kryptografisk kod innan den lämnar oss, och vi skickar aldrig innehållet i dina konversationer. Meta är själv personuppgiftsansvarig för hur de använder uppgifterna. Du ändrar ditt val när du vill via länken längst ner på sidan, och tar du tillbaka samtycket raderas kakorna direkt.

Vi räknar besök på våra publika webbsidor med Vercel Web Analytics. Den sätter inga kakor och sparar inget på din enhet, och den är på oavsett ditt val om kakor. Vercel registrerar vilken sida som besöks, vilken webbplats besökaren kom från, ungefärlig plats (land, region och stad), webbläsare, operativsystem och typ av enhet. Besökare skiljs åt med en kod som Vercel räknar fram ur förfrågan och kastar efter 24 timmar. Enligt Vercel kopplas uppgifterna inte till någon person eller IP-adress.

Den räknar inte besök i portalen, på gästers bokningslänkar, i chatten eller i inbäddade widgetar. Innan en sidvisning skickas bygger vi om adressen så att bara sidans sökväg och kampanjparametrar (utm) följer med. Koden i en demolänk tas bort. Går adressen inte att rensa säkert skickas ingen sidvisning alls.

When you create an account, we store with it the campaign parameters (utm) of the address you last came in through, the code in a customer or creator link if you followed one, the page you started on during the visit, and whether you had accepted ad-measurement cookies. We use this to see which marketing brings in new customers, based on our legitimate interest. The details are deleted when the account is deleted. In our customer register in HubSpot we also store the company’s name, whether the company is on a trial, is paying (by card or invoice) or has cancelled, when that happened and where it came from: a creator’s link (we store the creator’s company name), another customer’s code (without naming that customer) or marketing (the campaign parameters, only if you accepted ad-measurement cookies). We use this to follow up trials and customers and to see which sources bring paying customers, based on our legitimate interest. Contact details, amounts and calls from the account are not transferred there. The entry is deleted when the account is deleted, and no later than 12 months after the subscription has ended. A deleted entry can be restored in HubSpot for up to 90 days and is then permanently deleted.

Vi mäter också hur våra egna sidor och portalen används med PostHog och hur snabba sidorna är med Vercel Speed Insights. Inget av dem sätter kakor eller sparar något på din enhet: PostHogs identifierare lever bara i flikens minne, och i portalen kopplas händelser till ditt interna användar-ID utan namn eller e-post. Vi skickar bara sidvisningar, namngivna händelser som antal, val och steg samt rensade felrapporter, aldrig innehållet i konversationer eller bokningar, och vi spelar inte in sessioner. Sidans adress rensas innan den skickas, så att koder i boknings- och avregistreringslänkar inte följer med.

13. Ändringar

Vi kan uppdatera denna policy. Väsentliga ändringar publiceras på den här sidan med nytt datum.

14. Kontakt

VOCA Solutions AB · Barkerivägen 20, Saltsjö-Boo, Sverige
E-post: herman@vocasolutions.com

Privacy Policy | VOCA