← Terug

Privacybeleid

Geldig vanaf 10 October 2026 · VOCA (vocasolutions.com)

VOCA (“VOCA”, “we”, “ons”) is een dienst van VOCA Solutions AB, Barkerivägen 20, Saltsjö-Boo, Zweden. Dit beleid beschrijft hoe we persoonsgegevens verzamelen, gebruiken en beschermen wanneer je vocasolutions.com gebruikt en de berichtenkanalen die VOCA namens onze klanten beheert (webchat, telefoon/spraak, Facebook Messenger, Instagram, sms en e-mail).

Onze rol. VOCA levert een AI-assistent die inkomende conversaties voor bedrijven (bijvoorbeeld restaurants) afhandelt en omzet in reserveringen. Wanneer een gast een bericht stuurt of belt naar een aangesloten bedrijf, verwerkt VOCA de gegevens als verwerker voor dat bedrijf (de verwerkingsverantwoordelijke). Voor bezoekers van vocasolutions.com en voor onze directe klanten is VOCA zelf de verwerkingsverantwoordelijke.

1. Gegevens die we verwerken

2. Hoe we de gegevens gebruiken

Voor aangesloten bedrijven gebruiken we de gegevens om de dienst te leveren: berichten beantwoorden, reserveringen maken en beheren, gesprekken zo nodig doorverbinden met een medewerker, bevestigingen versturen, en voor beheer, beveiliging en verbetering van de dienst. Voor gesprekken naar onze demo- en verkooplijnen geldt ook het onderdeel hieronder. We gebruiken je berichten niet om algemene AI-modellen te trainen en we verkopen de inhoud van conversaties niet. Voor zakelijke contactgegevens geldt ook onderdeel 6.

Demo- en verkooplijnen van VOCA

Als je een van de demo- of verkooplijnen van VOCA belt, neemt onze AI-assistent op. De demolijnen laten zien hoe de assistent een voorbeeldbedrijf kan helpen. Op de verkooplijn antwoordt de assistent namens VOCA. Het gesprek wordt getranscribeerd. Voor onze opvolglijst bewaren we het nummer dat de nummerweergave toont, wanneer je belde, welke lijn je belde, de duur van het gesprek en wat er gebeurde, bijvoorbeeld of je een verzoek achterliet of dat het gesprek werd afgebroken. De opvolglijst omvat al onze telefonische bedrijfsdemo’s, behalve de restaurantdemo’s. Gesprekken naar de bedrijven van onze klanten staan ook niet in de lijst. Voor demo- en verkooplijnen die er eerder niet onder vielen, gebruiken we alleen nieuwe gesprekken nadat deze informatie is gepubliceerd en de uitgebreidere verzameling is gestart. Oudere gesprekken van deze lijnen worden niet in de lijst opgenomen.

VOCA is de verwerkingsverantwoordelijke voor deze opvolging. We gebruiken de gegevens om te beoordelen of VOCA bij je bedrijf past en om je terug te bellen over onze dienst. De rechtsgrond is ons gerechtvaardigd belang. Regels en een AI-model beoordelen het gesprek. Gegevens die je over je eigen bedrijf geeft, wegen het zwaarst. Een verzonnen reservering bij het demobedrijf bevestigt geen koppeling met een bedrijf. De kwaliteit van het gesprek wordt apart beoordeeld. De beoordeling helpt het verkoopteam te kiezen wie we als eerste benaderen. Een medewerker controleert de gegevens en bepaalt de volgende stap. We kunnen de koppeling met een bedrijf controleren aan de hand van openbare bedrijfsbronnen. Als een medewerker het contact heeft gecontroleerd en goedgekeurd, kunnen we bevestigde gegevens over je bedrijf, je naam, telefoonnummer en e-mailadres overzetten naar HubSpot. Contactgegevens kunnen via onze CRM-koppeling ook tussen HubSpot en Apollo worden uitgewisseld. Met je toestemming kunnen we via Apollo een beperkte reeks e-mails sturen over reserveren of over de opvolging van een gemiste demo. De reeks stopt wanneer je antwoordt, wanneer we een reservering registreren, wanneer je nee zegt, wanneer e-mails niet kunnen worden bezorgd of wanneer de reeks is afgelopen. We sturen geen geluid of volledige transcripten van demogesprekken naar HubSpot of Apollo. Je kunt op elk moment nee zeggen tegen verdere verkoopcontacten, in het gesprek, wanneer we bellen of via privacy@hivoca.com. We stoppen dan de opvolging.

Interne meldingen in onze Slack bevatten korte gegevens over het gesprek voor ons verkoopteam. Je nummer kan daar zichtbaar zijn wanneer dat nodig is om je terug te bellen. Je nummer wordt nooit naar Meta gestuurd, niet als nummer en niet als code. Alleen wanneer een gesprek naar een advertentielijn volgt op een ondubbelzinnig gekoppelde klik op het nummer op onze advertentiepagina, en je cookies voor marketing hebt geaccepteerd, kunnen we aan Meta melden dat het gesprek heeft plaatsgevonden. We gebruiken dan alleen de klik- en browser-id’s die Meta heeft geplaatst en de technische naam van je browser (user agent), zodat onze advertenties worden getoond aan vergelijkbare bedrijven. Andere demo- en verkoopgesprekken worden niet aan Meta gemeld. We sturen nooit geluid of volledige transcripten naar Slack of Meta.

De gegevens in de gesprekslijst worden binnen 35 dagen verwijderd. Hebben we met je over VOCA gesproken, of hebben we het contact beoordeeld en gekwalificeerd voor verkoop, dan bewaren we de verkoopgegevens maximaal 12 maanden na de laatste verkoopgebeurtenis. Een gewone wijziging van contactgegevens verlengt die termijn niet. Als je nee zegt tegen verdere verkoopcontacten, bewaren we een gecodeerde blokkeringsmarkering, zonder nummer of naam, zodat je keuze ook later blijft gelden. Het transcript zelf volgt de bewaartermijn van het demobedrijf in de conversatiegeschiedenis. Je kunt inzage, rectificatie of verwijdering vragen volgens onderdeel 10.

3. Gegevens van Meta-platforms (Messenger en Instagram)

Wanneer een bedrijf zijn Facebook-pagina of Instagram-account verbindt, ontvangt VOCA via de API van Meta de berichten die gasten naar dat bedrijf sturen, om te kunnen antwoorden. Deze gegevens worden voor het bedrijf verwerkt, opgeslagen binnen de EU en verwijderd volgens onderdeel 9. Ze worden niet verder gedeeld en niet gebruikt voor reclame of het trainen van modellen. Je kunt op elk moment verwijdering vragen (zie onderdeel 10 en onze pagina over gegevensverwijdering).

4. Gegevens van Google (Google Agenda en de Gmail-extensie)

Een aangesloten bedrijf kan ervoor kiezen zijn Google Agenda aan VOCA te koppelen om reserveringen te beheren. Met de uitdrukkelijke toestemming van het bedrijf (via Google OAuth) leest VOCA de beschikbaarheid in de agenda en maakt VOCA reserveringsitems in die agenda aan, wijzigt ze en annuleert ze. De toegang wordt uitsluitend voor deze reserveringsfunctie gebruikt.

We gebruiken gegevens van Google niet voor reclame, we verkopen ze nooit, we delen ze niet verder voor de eigen doeleinden van anderen, en we gebruiken ze niet om AI- of ML-modellen te ontwikkelen, te verbeteren of te trainen. Geen enkel mens leest gegevens van Google, behalve wanneer dat nodig is voor beveiliging of foutopsporing, op grond van de wet of met uitdrukkelijke toestemming van de gebruiker.

Voca's use and transfer of information received from Google APIs (including Google Workspace APIs) to any other app will adhere to the Google API Services User Data Policy, including the Limited Use requirements.

Het bedrijf kan Google Agenda op elk moment loskoppelen in de VOCA-portal of de toegang van VOCA intrekken via myaccount.google.com/permissions. Het toegangstoken wordt versleuteld opgeslagen (zie onderdeel 7) en verwijderd zodra de koppeling wordt verwijderd.

Als een aangesloten bedrijf de Gmail-extensie van VOCA gebruikt (de inbox-assistent, onderdeel 5), leest de extensie alleen de e-mail die de medewerker zelf geopend heeft, om een antwoordvoorstel in het eigen concept van de medewerker te zetten en, wanneer de medewerker daar zelf voor kiest, een reserveringsactie uit te voeren (zie onderdeel 5 voor hoe dat gaat). De extensie heeft verder geen toegang tot de mailbox, en dezelfde Limited Use-verplichting als hierboven geldt.

5. De inbox-assistent (extensie voor de browser en het e-mailprogramma)

Medewerkers van aangesloten bedrijven kunnen de inbox-assistent gebruiken. Dat is een extensie in de browser of het e-mailprogramma die antwoorden op klantmails voorstelt. Wanneer de medewerker zelf op “Antwoord voorstellen” klikt, wordt de tekst van de geopende of geselecteerde e-mail (onderwerp, naam van de afzender en inhoud) naar VOCA gestuurd, dat met hulp van onze AI-leverancier (Anthropic) een antwoordvoorstel maakt.

De inhoud wordt dan alleen tijdelijk verwerkt om het voorstel te maken: de inhoud van de e-mail wordt niet opgeslagen bij VOCA, wordt niet gekoppeld aan een conversatiegeschiedenis en wordt nooit gebruikt om AI-modellen te trainen (Anthropic traint zijn modellen niet op API-gegevens). Er wordt niets verstuurd zonder dat de medewerker zelf klikt, en het antwoordvoorstel zelf wordt nooit automatisch verstuurd. De medewerker controleert het antwoord, bewerkt het en verstuurt het zelf vanaf het eigen e-mailadres.

Neemt het aangesloten bedrijf reserveringen aan, dan kan de medewerker bovendien, wanneer de e-mail van de klant over een reservering gaat, kiezen om rechtstreeks vanuit de inbox een reserveringsactie uit te voeren: een nieuwe reservering maken, een bestaande reservering verzetten of annuleren. Dat gebeurt nooit automatisch: de assistent stelt de actie voor op basis van de e-mail van de klant, maar die wordt pas uitgevoerd wanneer de medewerker de gegevens zelf controleert, op de actie klikt en die bevestigt. Wanneer de medewerker dat doet:

VOCA verwerkt de gegevens in alle gevallen als verwerker voor het aangesloten bedrijf.

6. Leveranciers en hun rollen

We gebruiken Supabase (database, EU-regio), Anthropic (AI-antwoorden), ElevenLabs (spraak, VS), 46elks (telefonie/sms, EU), Google (Agenda, wanneer het bedrijf die koppelt), Meta (Messenger/Instagram) en Vercel (hosting en bezoekersstatistieken). Bij bedrijven die eigen bronnen hebben toegevoegd (website, webpagina’s of documenten) sturen we voor elk bericht in de tekstkanalen (webchat, sms, e-mail, WhatsApp, Telegram, Instagram en Messenger) dat iets vraagt of een verzoek van zes woorden of meer beschrijft, een zoekopdracht naar ElevenLabs in de VS. De zoekopdracht bestaat uit de zinnen die de vraag stellen, of uit het hele bericht als geen enkele zin een directe vraag is. Telefoonnummers, persoonsnummers, kaartnummers en andere nummers van zes cijfers of meer worden gemaskeerd; e-mailadressen en links worden ook gemaskeerd. Namen en adressen in het bericht worden niet gemaskeerd. Als de assistent zelf in de bronnen zoekt, wordt de eigen zoekopdracht van de assistent verstuurd, op dezelfde manier gemaskeerd. De eigen bronnen van de bedrijven worden bij ElevenLabs opgeslagen als kennisbank. De zoekopdracht maakt bij ElevenLabs geen conversatie aan. Voor demo- en verkooplijnen gebruiken we ook Slack voor interne meldingen, HubSpot voor klantbeheer en Apollo voor e-mailopvolging. Voor demo- en verkoopgesprekken wordt Meta voor advertentiemeting alleen gebruikt op de beperkte manier die hierboven is beschreven. HubSpot is verwerker voor CRM-gegevens. Bij verrijking of bij een trackingcode met ingeschakelde Intent-gegevensdeling is HubSpot zelfstandig verantwoordelijk voor die verwerking. Apollo kan zakelijke contactgegevens uit CRM-koppelingen, verbonden mailboxen en contactupdates gebruiken in de eigen bedrijfsdatabase. Daarvoor is Apollo zelfstandig verwerkingsverantwoordelijke en kan Apollo de gegevens beschikbaar maken voor andere klanten. Voor de eigen verwerking door leveranciers gelden hun eigen privacybeleid en bewaartermijnen. De grens van 12 maanden van VOCA geldt voor onze verkoopopvolging. Neem contact op met privacy@hivoca.com voor je rechten bij VOCA. Verzoeken over de eigen database van Apollo kunnen ook worden gestuurd naar privacy@apollo.io.

7. Gegevensbeveiliging en bescherming van gevoelige gegevens

We beschermen persoonsgegevens (inclusief gevoelige gegevens en gegevens van Google en Meta) met technische en organisatorische maatregelen:

8. Opslag en locatie

De database van VOCA staat binnen de EU/EER (Supabase, EU-regio). Onze spraakleverancier ElevenLabs verwerkt gesprekken in de VS en bewaart daar transcripten 30 dagen. Het geluid wordt niet opgenomen. ElevenLabs verwerkt in de VS ook zoekopdrachten uit tekstberichten en slaat de eigen bronnen van bedrijven op als kennisbank (zie onderdeel 6). Ook HubSpot, Apollo en andere leveranciers kunnen gegevens buiten de EU/EER verwerken, onder meer in de VS. De gepubliceerde gegevensbeschermingsovereenkomsten van HubSpot en Apollo beschrijven het Data Privacy Framework waar dat van toepassing is en de standaardcontractbepalingen van de EU voor doorgiften die die bescherming nodig hebben. Welke bescherming geldt, hangt af van de doorgifte en de toepasselijke overeenkomst. Neem contact op met privacy@hivoca.com voor informatie over de bescherming van je gegevens.

9. Bewaartermijn

We bewaren gegevens over conversaties en reserveringen zolang dat nodig is om de dienst te leveren aan het aangesloten bedrijf, en daarna gedurende een beperkte periode voor boekhouding en beveiliging. Jij of het bedrijf kunt eerder verwijdering vragen.

10. Je rechten onder de AVG (GDPR)

Je hebt recht op inzage, rectificatie, verwijdering, beperking en gegevensoverdraagbaarheid, en het recht om bezwaar te maken tegen verwerking. Om je rechten uit te oefenen, of om je gegevens te laten verwijderen, zie vocasolutions.com/data-deletion of neem hieronder contact met ons op. Je hebt ook het recht om een klacht in te dienen bij de Integritetsskyddsmyndigheten (IMY, de Zweedse toezichthouder voor gegevensbescherming).

11. Kinderen

De dienst is niet bedoeld voor kinderen en we verzamelen niet bewust gegevens over kinderen.

12. Cookies, bezoekersstatistieken en advertentiemeting

We plaatsen geen cookies voor advertentiemeting voordat je daarmee akkoord bent gegaan. Ga je akkoord, dan laden we de pixel van Meta, die de cookies _fbp en _fbc plaatst. Daarmee zien we welke advertenties leiden tot bezoeken, demo-aanvragen en aankopen. Noodzakelijke cookies voor inloggen, taalkeuze en bescherming tegen bots hebben geen toestemming nodig en worden altijd geplaatst.

Dezelfde gebeurtenissen worden ook vanaf onze server via de Conversions API naar Meta gestuurd. Je e-mailadres wordt dan omgezet in een cryptografische code voordat het ons verlaat, en we sturen nooit de inhoud van je conversaties. Meta is zelf verwerkingsverantwoordelijke voor hoe het die gegevens gebruikt. Je wijzigt je keuze wanneer je wilt via de link onderaan de pagina, en trek je je toestemming in, dan worden de cookies direct verwijderd.

We tellen bezoeken aan onze openbare webpagina’s met Vercel Web Analytics. Die plaatst geen cookies en slaat niets op op je apparaat, en staat aan ongeacht je keuze over cookies. Vercel registreert welke pagina wordt bezocht, van welke website de bezoeker kwam, de globale locatie (land, regio en stad), browser, besturingssysteem en type apparaat. Bezoekers worden uit elkaar gehouden met een code die Vercel uit het verzoek berekent en na 24 uur weggooit. Volgens Vercel worden de gegevens niet gekoppeld aan een persoon of een IP-adres.

Bezoeken aan de portal, aan reserveringslinks van gasten, in de chat of in ingesloten widgets worden niet geteld. Voordat een paginaweergave wordt verstuurd, bouwen we het adres zo om dat alleen het pad van de pagina en campagneparameters (utm) meegaan. De code in een demolink wordt verwijderd. Kan het adres niet veilig worden opgeschoond, dan wordt helemaal geen paginaweergave verstuurd.

13. Wijzigingen

We kunnen dit beleid bijwerken. Wezenlijke wijzigingen worden op deze pagina gepubliceerd met een nieuwe datum.

14. Contact

VOCA Solutions AB · Barkerivägen 20, Saltsjö-Boo, Zweden
E-mail: herman@vocasolutions.com

Privacybeleid | VOCA