Kunden får svar
Assistenten tar emot förfrågningar om till exempel beskärning, fällning eller stubbfräsning utifrån dina tjänster.
Arborister
Du ser till träden. VOCA tar första samtalet.
Kunden vill beskära ett träd men du är redan ute på ett jobb. VOCA kan samla in vad kunden vill ha gjort och var träden finns. Du gör bedömningen och tar ärendet vidare.
En förfrågan som du tar vidare
Förfrågningsläget sparar ett ärende för återuppringning. Om ni väljer ett anslutet bokningsupplägg bokas ett platsbesök, inte själva trädarbetet.
DU BESTÄMMER UPPLÄGGET
Första kontakten, med tydliga gränser.
Du får underlaget
Du får beskrivningen, adressen och kontaktuppgifterna. Antal träd och ungefärlig höjd tas med om kunden vet.
Du gör bedömningen
Du bedömer träd, åtkomst, arbetsmetod och pris. Akuta ärenden följer din inställda överlämning.
ETT SAMTAL I DIN BRANSCH
Exempel: två äppelträd som ska beskäras
Illustrativt exempel. Detta är ett föreslaget upplägg, inte ett kundresultat eller en faktisk bokning.
Kunden säger till exempel
Jag vill beskära två äppelträd på tomten. Kan någon komma och titta?
Det här behöver ärendet innehålla
- Önskat trädarbete, antal träd och ungefärlig höjd om kunden kan ange den.
- Platsen där träden står: gatuadress och ort. Om kunden inte vet exakt adress tar assistenten det område kunden kan ange.
- Namn och kontaktuppgift. Kontrollera adressen och vad kunden vill ha gjort innan ärendet skickas.
LÄMNA VIDARE RÄTT SAKER
Du behåller yrkesbedömningen.
- Assistenten lämnar inga egna riskbedömningar eller råd om hur kunden ska utföra trädarbete.
- Ett träd som redan har fallit eller innebär en akut fara går vidare enligt din konfigurerade överlämning. Assistenten lovar ingen utryckningstid.
- Ett platsbesök är skilt från själva jobbet och offerten. Endast ett anslutet bokningsupplägg med kontrollerad tillgänglighet och sparad bokning får bekräfta besökstiden.
BEVIS FÖRE START
Prova adressen, platsbesöket och överlämningen.
Prova med egna testärenden före start. Kontrollera både vad kunden hör och vad du får efter samtalet.
- 1Ring om två äppelträd. Kontrollera att önskat arbete, antal träd, adress och kontaktuppgifter finns i det sparade ärendet.
- 2Rätta en del av adressen under samtalet. Kontrollera att den rättade adressen når dig. Prova också ett ärende där kunden bara vet orten.
- 3Säg att ett träd hänger farligt över en byggnad. Kontrollera att din överlämning används och att ingen riskbedömning eller utryckningstid utlovas.
- 4Be om en tid för platsbesök. I förfrågningsläget ska assistenten ta ett önskemål. I bokningsläget ska den kontrollera och spara besöket före bekräftelsen, utan att lova jobbets pris.
VÄLJ HUR ÄRENDET GÅR VIDARE
Förfrågan först. Bokning när den går att bekräfta.
Välj återuppringning när du vill planera platsbesöket själv. Kalenderbokning är ett separat upplägg för de besök du tillåter assistenten att boka.
Formulär och förfrågningar
När ingen ansluten tidbok kan ge en bekräftad tid måste ärendet hanteras som en förfrågan.
Google Calendar
Ett separat bokningsupplägg kan använda en ansluten kalender. En tid bekräftas först efter kontroll och sparad bokning.
Microsoft Outlook
Läs hur kalenderanslutningen fungerar och vad den kan kontrollera. Ett önskat datum är inte i sig en bokning.
VANLIGA FRÅGOR
Det du vill veta före start.
Bokar VOCA själva trädfällningen?
Nej, det här upplägget tar emot en förfrågan eller bokar ett definierat platsbesök med en ansluten tidbok. Du bedömer och prissätter arbetet.
Vad händer om kunden inte vet adressen?
Assistenten frågar efter den plats kunden kan ange, till exempel område eller ort. Ärendet ska ha en platsuppgift som du kan använda för att ta kontakten vidare.
Kan jag ta akuta ärenden via assistenten?
Du ställer in hur sådana ärenden ska lämnas vidare till personalen. Prova överlämningen före start. En sparad återuppringning är inte ett löfte om utryckning eller exakt svarstid.
TESTA DITT EGET UPPLÄGG
Testa ett trädärende från första ord till underlag.
Ta med dina regler för arbetsområde, platsbesök och överlämning. Vi provar dem med ett eget testärende.