De klant krijgt antwoord
De assistent neemt aanvragen aan voor bijvoorbeeld snoeien, kappen of stobben frezen, op basis van jouw diensten.
Boomverzorgers
Jij zorgt voor de bomen. VOCA neemt het eerste gesprek aan.
De klant wil een boom snoeien, maar jij zit al op een klus. VOCA kan verzamelen wat de klant gedaan wil hebben en waar de bomen staan. Jij beoordeelt het en pakt het verzoek verder op.
Een aanvraag die je zelf oppakt
De aanvraagmodus slaat een verzoek op om terug te bellen. Kiezen jullie een gekoppelde afsprakenmodus, dan wordt een bezoek ter plaatse ingepland, niet de boomwerkzaamheden zelf.
JIJ BEPAALT DE OPZET
Het eerste contact, met duidelijke grenzen.
Jij krijgt de gegevens
Jij krijgt de omschrijving, het adres en de contactgegevens. Aantal bomen en geschatte hoogte worden meegenomen als de klant die weet.
Jij beoordeelt het
Jij beoordeelt de bomen, de bereikbaarheid, de werkwijze en de prijs. Spoedverzoeken volgen jouw ingestelde overdracht.
EEN GESPREK IN JOUW VAK
Voorbeeld: twee appelbomen die gesnoeid moeten worden
Illustratief voorbeeld. Dit is een voorgestelde opzet, geen klantresultaat en geen echte afspraak.
De klant zegt bijvoorbeeld
Ik wil twee appelbomen in de tuin laten snoeien. Kan iemand komen kijken?
Dit moet het verzoek bevatten
- De gewenste boomwerkzaamheden, het aantal bomen en de geschatte hoogte als de klant die kan opgeven.
- De plek waar de bomen staan: straat, huisnummer en plaats. Weet de klant het exacte adres niet, dan neemt de assistent het gebied op dat de klant kan noemen.
- Naam en contactgegevens. Controleer het adres en wat de klant gedaan wil hebben voordat het verzoek wordt verstuurd.
GEEF DE JUISTE DINGEN DOOR
De vakmatige beoordeling blijft bij jou.
- De assistent geeft geen eigen risicobeoordelingen of adviezen over hoe de klant boomwerkzaamheden moet uitvoeren.
- Een boom die al is omgevallen of een acuut gevaar vormt, gaat verder volgens jouw ingestelde overdracht. De assistent belooft geen aankomsttijd voor spoedinzet.
- Een bezoek ter plaatse staat los van de klus zelf en van de offerte. Alleen een gekoppelde afsprakenmodus met gecontroleerde beschikbaarheid en opgeslagen afspraak mag de bezoektijd bevestigen.
BEWIJS VOOR DE START
Probeer het adres, het bezoek ter plaatse en de overdracht.
Probeer het met eigen testverzoeken voor de start. Controleer wat de klant hoort en wat jij na het gesprek krijgt.
- 1Bel over twee appelbomen. Controleer of gewenst werk, aantal bomen, adres en contactgegevens in het opgeslagen verzoek staan.
- 2Corrigeer tijdens het gesprek een deel van het adres. Controleer of het gecorrigeerde adres bij jou aankomt. Probeer ook een verzoek waarbij de klant alleen de plaats weet.
- 3Zeg dat een boom gevaarlijk boven een gebouw hangt. Controleer of jouw overdracht wordt gebruikt en er geen risicobeoordeling of aankomsttijd voor spoedinzet wordt beloofd.
- 4Vraag om een tijd voor een bezoek ter plaatse. In de aanvraagmodus moet de assistent een wens noteren. In de afsprakenmodus moet ze het bezoek controleren en opslaan voor de bevestiging, zonder de prijs van de klus toe te zeggen.
KIES HOE HET VERZOEK VERDER GAAT
Eerst een aanvraag. Een afspraak als die te bevestigen is.
Kies terugbellen als je het bezoek ter plaatse zelf wilt plannen. Agendaplanning is een aparte opzet voor de bezoeken die je de assistent laat inplannen.
Formulieren en aanvragen
Als geen gekoppeld afsprakensysteem een bevestigde tijd kan geven, moet het verzoek als aanvraag worden behandeld.
Google Calendar
Een aparte afsprakenmodus kan een gekoppelde agenda gebruiken. Een tijd wordt pas bevestigd na controle en nadat de afspraak is opgeslagen.
Microsoft Outlook
Lees hoe de agendakoppeling werkt en wat ze kan controleren. Een gewenste datum is op zich geen afspraak.
VEELGESTELDE VRAGEN
Wat je wilt weten voor de start.
Plant VOCA het kappen van de boom zelf in?
Nee, deze opzet neemt een aanvraag aan of plant een omschreven bezoek ter plaatse in met een gekoppeld afsprakensysteem. Jij beoordeelt het werk en bepaalt de prijs.
Wat gebeurt er als de klant het adres niet weet?
De assistent vraagt naar de plek die de klant kan opgeven, bijvoorbeeld de buurt of de plaats. Het verzoek moet een locatie bevatten waarmee jij het contact kunt voortzetten.
Kan ik spoedgevallen via de assistent aannemen?
Jij stelt in hoe zulke verzoeken aan je medewerkers worden doorgegeven. Test de overdracht voor de start. Een opgeslagen terugbelverzoek is geen belofte van spoedinzet of van een exacte reactietijd.
TEST JE EIGEN OPZET
Test een verzoek over een boom, van het eerste woord tot de gegevens.
Neem je regels voor werkgebied, bezoek ter plaatse en overdracht mee. We proberen ze uit met een eigen testverzoek.