Agenda

Bim reserveert direct in je Outlook-agenda.

Gebruik je Microsoft 365, dan is de agenda al de plek waar de dag wordt bepaald. Bim leest die om te zien wat vrij is en zet de reservering in dezelfde agenda.

Demo plannen Vier stappen
Outlook (Microsoft 365)Outlook (Microsoft 365)

De koppeling in het kort

Beschikbare tijdenGelezen uit de agenda
Bevestigt tijdens het gesprekJa, de gast krijgt een reservering
CapaciteitsgrensJa
In beide richtingenJa, wat jij inplant blokkeert Bim
Dit heb je nodigEen Microsoft 365-account met rechten om in de agenda te schrijven. Geen extra modules, geen Azure-configuratie aan jouw kant.
Past bijTandartspraktijken, overheid, schoonmaak- en verhuisbedrijven. Kantoren die al in Microsoft 365 werken en geen extra systeem willen toevoegen.
KOPPELEN

Vier stappen

  1. 1Open Integraties in de portal en kies Outlook.
  2. 2Log in met Microsoft en geef toegang tot de agenda.
  3. 3Kies in welke agenda Bim reserveert.
  4. 4Maak via je eigen nummer een testreservering en controleer dat die in Outlook staat.
EEN TEST DIE JE ZELF KUNT VOLGEN

Zie wat er in jouw systeem gebeurt

Dit is een testplan, geen klantresultaat. Vraag ons om in een demo met testgegevens te laten zien hoe het verloopt. Herhaal de test daarna in jouw koppeling op een afgesproken testmoment.

Voorbeeld: een klant wil een afspraak maken in jouw Microsoft 365-agenda. Je hebt de agenda, de afspraakduur en het aantal gelijktijdige afspraken gekozen.

Voorbeeld van een verloop

  1. De klant geeft datum en tijd door. VOCA leest de agendagebeurtenissen die overlappen met de hele afspraak, ook terugkerende gebeurtenissen.
  2. VOCA telt gebeurtenissen die niet geannuleerd of als vrij gemarkeerd zijn. De agenda wordt voor het inplannen nog een keer gecontroleerd.
  3. Is de afspraak gelukt, dan staat er een gebeurtenis in Outlook en een afspraak in de VOCA-portal.

Dit moet je testen

  1. Zet een bezette terugkerende vergadering over de testtijd. Is al je capaciteit voor gelijktijdige afspraken in gebruik, dan mag de tijd niet worden ingepland.
  2. Probeer een vergadering met de status vrij en een bezette vergadering die de hele dag duurt. Controleer dat alleen de bezette vergadering meetelt.
  3. Maak de testafspraak, verplaats hem en annuleer hem. Controleer na elke stap de lokale tijd, de duur en de status in Outlook en in de portal.

Zo beoordeel je het resultaat

Medewerkers vinden de testafspraak in de juiste Outlook-agenda en in de portal, met dezelfde datum en tijd. Na een verplaatsing geldt de nieuwe tijd. Na een annulering is er geen actieve gebeurtenis meer.

Laat degene die in het systeem werkt het resultaat controleren. Noteer de datum, de gekozen dienst, wat de assistent zei en wat het systeem toont. Een geslaagde test laat zien dat precies dit verloop werkte. Hij laat geen bepaald aantal nieuwe klanten of omzet zien.

Beperkingen die je moet kennen

  • De koppeling gebruikt agendagebeurtenissen en jouw limiet voor gelijktijdige afspraken. Ze telt geen zitplaatsen en bepaalt niet wie de juiste vakkennis heeft voor de afspraak.
  • Outlook kan overlappende gebeurtenissen toestaan. Een andere gebruiker of app kan iets inplannen tussen de controle van VOCA en de afspraak. De afstemming van de eigen afspraken van VOCA haalt die beperking niet weg.
GRENZEN

Wat Bim hier niet doet

Dit schrijven we op, omdat het voor iedereen goedkoper is om het vooraf te weten dan om het te ontdekken met een gast aan de telefoon.

  • Net als bij Google ziet Bim bezet of vrij, niet hoeveel er tegelijk passen. Heb je parallelle capaciteit nodig, dan is een reserveringssysteem de juiste weg.
  • Microsoft 365 Bookings is een andere dienst dan de agenda. Die koppeling bestaat nog niet, en dat zeggen we liever nu dan tijdens een overleg.
  • Accounts met beperkte delegatie kunnen lezen maar niet schrijven. Het account dat je verbindt, moet zelf items mogen aanmaken.
BRANCHES

Lees verder voor jouw branche

TandartspraktijkenOverheidSchoonmaakbedrijvenVerhuisbedrijven
VRAGEN

Over deze koppeling

Werkt het met een gedeeld mailboxaccount?

Ja, zolang het account dat je verbindt mag schrijven in de agenda. Leesrechten zijn niet genoeg, want dan ziet Bim tijden maar kan de reservering niet plaatsen.

Wat gebeurt er als iemand een reservering in Outlook verplaatst?

De agenda beslist. Verplaatst een medewerker een item, dan wordt de oude tijd vrij voor Bim en de nieuwe geblokkeerd, zonder dat iemand dat hoeft te melden.

Blijven onze reserveringen staan als we stoppen met VOCA?

Ja. Het zijn gewone agenda-items in je eigen agenda en ze zijn van jou, niet van ons.

Andere systemen
Google CalendarGoogle CalendarBokaMeraBokaMeraEasyPracticeEasyPracticeGastroPlannerGastroPlanner
Alle integraties Naar Outlook (Microsoft 365)

Outlook (Microsoft 365) is een handelsmerk van de eigenaar. VOCA is een onafhankelijke leverancier, geen onderdeel van het merk en niet door de eigenaar goedgekeurd. Het logo wordt gebruikt om te laten zien voor welk systeem de koppeling geldt.

Vraag je AI hoe VOCA je kan helpen.

Opent in een nieuw tabblad met een kant-en-klare vraag. Inloggen kan nodig zijn.

Outlook- en Microsoft 365-integratie · Bim reserveert in de agenda