Agenda

Bim reserveert direct in je Google-agenda.

De agenda is al jouw reserveringsboek. Bim leest die om te zien wat vrij is en schrijft de reservering in dezelfde agenda, waar je medewerkers al kijken.

Demo plannen Vier stappen
Google CalendarGoogle Calendar

De koppeling in het kort

Beschikbare tijdenGelezen uit de agenda
Bevestigt tijdens het gesprekJa, de gast krijgt een reservering
CapaciteitsgrensJa
In beide richtingenJa, wat jij inplant blokkeert Bim
Dit heb je nodigEen Google-account met rechten om items in de agenda te zetten. Geen extra module, geen API-sleutel, geen factuur van Google.
Past bijTandartsen, opticiens, rijscholen, schoonmaak- en verhuisbedrijven. Iedereen die de dag al in een Google-agenda aanstuurt en geen extra reserveringssysteem wil.
KOPPELEN

Vier stappen

  1. 1Open Integraties in de portal en kies Google Calendar.
  2. 2Log in met Google en geef toegang tot de agenda.
  3. 3Kies in welke agenda Bim reserveert.
  4. 4Bel je eigen nummer en maak een testreservering. Die moet in de agenda staan voordat je ophangt.
EEN TEST DIE JE ZELF KUNT VOLGEN

Zie wat er in jouw systeem gebeurt

Dit is een testplan, geen klantresultaat. Vraag ons om in een demo met testgegevens te laten zien hoe het verloopt. Herhaal de test daarna in jouw koppeling op een afgesproken testmoment.

Voorbeeld: een klant wil een afspraak maken. Je hebt een agenda gekozen, een afspraakduur en hoeveel afspraken tegelijk mogen lopen.

Voorbeeld van een verloop

  1. De klant geeft datum en tijd door. VOCA leest de gebeurtenissen die overlappen met de hele afspraak in de gekoppelde agenda.
  2. Is er volgens jouw limiet plek, dan controleert VOCA de agenda nog een keer voordat er een gebeurtenis wordt gemaakt.
  3. Is de afspraak gelukt, dan staat er een gebeurtenis in Google Calendar en een afspraak in de VOCA-portal.

Dit moet je testen

  1. Zet een bezette gebeurtenis over de testtijd. Zijn alle gelijktijdige plekken bezet, dan mag de tijd niet worden ingepland.
  2. Probeer een gebeurtenis die als vrij wordt getoond en een bezette gebeurtenis die de hele dag duurt. Vrij mag niet blokkeren; bezet voor de hele dag moet meetellen.
  3. Maak een testafspraak, verplaats hem en annuleer hem. Controleer na elke stap datum, tijdzone, duur en status in de agenda en in de portal.

Zo beoordeel je het resultaat

Medewerkers vinden dezelfde testafspraak in de juiste agenda en in de portal. Hij staat op de juiste tijd en duurt zo lang als je hebt gekozen. Een annulering laat geen actieve agendagebeurtenis achter.

Laat degene die in het systeem werkt het resultaat controleren. Noteer de datum, de gekozen dienst, wat de assistent zei en wat het systeem toont. Een geslaagde test laat zien dat precies dit verloop werkte. Hij laat geen bepaald aantal nieuwe klanten of omzet zien.

Beperkingen die je moet kennen

  • De capaciteit telt gebeurtenissen, geen personen, tafels, bijzondere vakkennis of reistijd. De agenda moet de gebeurtenissen bevatten die de tijd moeten blokkeren.
  • Controleren en schrijven zijn twee stappen. Een persoon of een andere app kan er tussendoor een gebeurtenis neerzetten. VOCA stemt de eigen afspraken op elkaar af, maar de agenda geeft geen garantie tegen alle overlappingen.
GRENZEN

Wat Bim hier niet doet

Dit schrijven we op, omdat het voor iedereen goedkoper is om het vooraf te weten dan om het te ontdekken met een gast aan de telefoon.

  • Bim ziet of een tijd bezet is, niet hoeveel er tegelijk passen. Een bedrijf dat meerdere parallelle reserveringen op hetzelfde tijdstip neemt, heeft in plaats daarvan een echt reserveringssysteem nodig.
  • De agenda is geen klantenbestand. Gastgeschiedenis, labels en opvolging na het bezoek staan in VOCA, niet in Google.
  • Een gedeelde agenda waarin het verbonden account alleen leesrechten heeft, werkt niet. Het account moet zelf mogen schrijven.
BRANCHES

Lees verder voor jouw branche

TandartspraktijkenOpticiensRijscholenSchoonmaakbedrijvenVerhuisbedrijven
VRAGEN

Over deze koppeling

Ziet Bim wat er in onze andere agenda-items staat?

Bim leest begin- en eindtijden om te weten wat vrij is, en schrijft nieuwe reserveringen. De inhoud van je overige items wordt nergens anders voor gebruikt.

Wat gebeurt er als twee gasten tegelijk dezelfde tijd willen?

De tijd wordt gecontroleerd in de agenda op het moment dat de reservering wordt aangemaakt, niet alleen wanneer die in het gesprek wordt genoemd. De tweede gast krijgt een nieuw voorstel in plaats van een dubbele reservering.

Kunnen we later overstappen naar een reserveringssysteem?

Ja. Een reserveringssysteem is actief per locatie en je wisselt door een nieuw te verbinden onder Integraties. De reserveringen die al in de agenda staan, raken we niet aan.

Andere systemen
Outlook (Microsoft 365)Outlook (Microsoft 365)BokaMeraBokaMeraEasyPracticeEasyPracticeGastroPlannerGastroPlanner
Alle integraties Naar Google Calendar

Google Calendar is een handelsmerk van de eigenaar. VOCA is een onafhankelijke leverancier, geen onderdeel van het merk en niet door de eigenaar goedgekeurd. Het logo wordt gebruikt om te laten zien voor welk systeem de koppeling geldt.

Vraag je AI hoe VOCA je kan helpen.

Opent in een nieuw tabblad met een kant-en-klare vraag. Inloggen kan nodig zijn.

Google Calendar-integratie · Bim reserveert direct in de agenda