De klant krijgt antwoord
De assistent antwoordt wanneer jij dat niet kunt, met de informatie en de kanalen die je hebt gekoppeld.
Loodgieter en installateur
Handen aan de klus. De eerste vragen bij VOCA.
Een klant wil een keukenkraan laten vervangen. Een andere wil iemand spreken over een spoedgeval. Jij kiest wat de assistent aanneemt en hoe ze het aan je medewerkers doorgeeft.
Een aanvraag die je zelf oppakt
Een opgeslagen aanvraag is de basis voor jouw terugbelverzoek. Het betekent niet dat een loodgieter is ingepland of onderweg is.
JIJ BEPAALT DE OPZET
Het eerste contact, met duidelijke grenzen.
Jij krijgt de gegevens
Jij krijgt wat de klant gedaan wil hebben, waar de klus is en hoe de klant bereikbaar is.
Jij beoordeelt het
Jij bepaalt wat het werk vraagt, of jullie het kunnen aannemen en wanneer de klant geholpen wordt.
EEN GESPREK IN JOUW VAK
Voorbeeld: een keukenkraan vervangen
Illustratief voorbeeld. Dit is een voorgestelde opzet, geen klantresultaat en geen echte afspraak.
De klant zegt bijvoorbeeld
We willen de kraan in de keuken vervangen. Kunnen jullie ons helpen en wat kost het?
Dit moet het verzoek bevatten
- Het gewenste werk en wat de klant al weet over de kraan of de installatie.
- Adres en plaats van de klus, en andere locatiegegevens die je nodig hebt om het verzoek verder te brengen.
- Naam en contactgegevens. Een gewenste datum wordt als wens meegenomen. De prijs per klus laat de assistent aan jou.
GEEF DE JUISTE DINGEN DOOR
De vakmatige beoordeling blijft bij jou.
- De assistent beoordeelt zelf niet of een installatie veilig is of welke maatregel nodig is.
- Spoedverzoeken gaan verder volgens jouw ingestelde opzet. De assistent belooft geen storingsdienst, aankomsttijd of oplossing.
- De aanvraagmodus bevestigt geen bezoeken. Een aparte afsprakenmodus mag alleen een tijd bevestigen die echt is gecontroleerd en opgeslagen.
BEWIJS VOOR DE START
Probeer een gewone klus en een spoedgeval.
Probeer het met eigen testverzoeken voor de start. Controleer wat de klant hoort en wat jij na het gesprek krijgt.
- 1Bel over het vervangen van een kraan. Controleer of werkomschrijving, adres en contactgegevens in het opgeslagen verzoek staan.
- 2Zeg dat er op dit moment water lekt en vraag om een medewerker. Controleer de overdracht aan de hand van je regels, zonder belofte over een aankomsttijd.
- 3Vraag naar een vaste totaalprijs terwijl de gegevens ontbreken. Controleer of de assistent de prijsbeoordeling aan jou laat.
- 4Probeer een klant buiten het werkgebied en een klant die het adres wil corrigeren. Controleer of de juiste gegevens bij jou aankomen en of er geen tijd wordt toegezegd.
KIES HOE HET VERZOEK VERDER GAAT
Eerst een aanvraag. Een afspraak als die te bevestigen is.
Gebruik aanvragen als je de opdracht eerst moet beoordelen. Koppel alleen een agenda voor de bezoeken die jullie volgens duidelijke regels kunnen inplannen.
Formulieren en aanvragen
Als geen gekoppeld afsprakensysteem een bevestigde tijd kan geven, moet het verzoek als aanvraag worden behandeld.
Google Calendar
Een aparte afsprakenmodus kan een gekoppelde agenda gebruiken. Een tijd wordt pas bevestigd na controle en nadat de afspraak is opgeslagen.
Microsoft Outlook
Lees hoe de agendakoppeling werkt en wat ze kan controleren. Een gewenste datum is op zich geen afspraak.
VEELGESTELDE VRAGEN
Wat je wilt weten voor de start.
Kan VOCA spoedgesprekken aannemen?
Jij kiest hoe spoedgesprekken worden doorgegeven. Dat moet worden getest met jouw bezetting en contactroute. De assistent belooft niet dat iemand onderweg is.
Geeft de assistent de klant technisch advies?
Deze opzet neemt het verzoek aan en laat de beoordeling aan je medewerkers. Welke goedgekeurde gegevens de assistent mag noemen, bepaal je bij het instellen.
Wat krijg ik na het gesprek?
Een opgeslagen verzoek met de contactgegevens van de klant en een samenvatting van het werk. Controleer de ontvanger en de inhoud met eigen testverzoeken voor de start.
TEST JE EIGEN OPZET
Probeer je volgende gesprek over sanitair of verwarming.
We testen een gewone aanvraag en een overdracht met de regels die je in je bedrijf wilt gebruiken.