Afsprakensysteem

Bim maakt afspraken in je BokaMera.

BokaMera weet al welke tijden vrij zijn, welke diensten je verkoopt en hoe lang ze duren. Bim vraagt en plant in. Wij rekenen zelf niets uit.

Demo plannen Vier stappen
BokaMeraBokaMera

De koppeling in het kort

Beschikbare tijdenVraagt het systeem direct
Bevestigt tijdens het gesprekJa, de gast krijgt een reservering
CapaciteitsgrensJa
In beide richtingenJa, wat jij inplant blokkeert Bim
Dit heb je nodigDe uitbreiding API-licentie op je BokaMera-account. Die bestel je bij BokaMera, niet bij ons, en dat is meestal het enige wat tijd kost.
Past bijAutogarages, bandenservices, opticiens, tandartsen en praktijken die al BokaMera gebruiken en de telefoon beantwoord willen hebben zonder de afspraken ergens anders heen te verhuizen.
KOPPELEN

Vier stappen

  1. 1Bestel een API-licentie bij BokaMera en vraag om een sleutel plus inloggegevens voor de API-gebruiker.
  2. 2Open Integraties in de portal, kies BokaMera en plak de gegevens.
  3. 3Kies welke dienst Bim standaard inplant als de klant niets anders zegt.
  4. 4Maak via je eigen nummer een testafspraak en controleer dat die in BokaMera staat.
EEN TEST DIE JE ZELF KUNT VOLGEN

Zie wat er in jouw systeem gebeurt

Dit is een testplan, geen klantresultaat. Vraag ons om in een demo met testgegevens te laten zien hoe het verloopt. Herhaal de test daarna in jouw koppeling op een afgesproken testmoment.

Voorbeeld: een klant wil een afspraak voor een bandenwissel. De dienst staat in jouw gekoppelde BokaMera en heeft eigen tijden en resources.

Voorbeeld van een verloop

  1. VOCA vergelijkt de dienst van de klant met jouw gekoppelde diensten. Is er geen match, dan gebruikt VOCA de standaarddienst die je hebt gekozen, anders de eerste dienst in de lijst.
  2. VOCA vraagt BokaMera om beschikbare tijden voor de gekozen dienst. Een tijd wordt opnieuw gecontroleerd op het moment dat de afspraak wordt gemaakt.
  3. VOCA gebruikt de starttijd en de eindtijd die BokaMera doorgeeft. Ontbreekt de eindtijd, dan gebruikt VOCA de ingestelde duur van de dienst of de afspraak. Het resultaat wordt ook opgeslagen in de VOCA-portal.

Dit moet je testen

  1. Vraag in aparte testgesprekken om twee verschillende diensten. Controleer dat elke afspraak de juiste dienst en duur gebruikt.
  2. Zorg dat een testtijd in BokaMera vol zit en vraag ernaar. VOCA mag geen tijd bevestigen waar voor de gekozen dienst geen plek is.
  3. Probeer de testafspraak te verplaatsen en te annuleren. Controleer het resultaat in BokaMera en in de portal. Vraag ook naar een onbekende dienst en controleer welke standaarddienst wordt gekozen.

Zo beoordeel je het resultaat

Medewerkers zien de juiste dienst, resource, starttijd, eindtijd en status in BokaMera. De afspraak in de portal moet kloppen. Een afspraak die op goedkeuring wacht, mag niet als bevestigd worden omschreven.

Laat degene die in het systeem werkt het resultaat controleren. Noteer de datum, de gekozen dienst, wat de assistent zei en wat het systeem toont. Een geslaagde test laat zien dat precies dit verloop werkte. Hij laat geen bepaald aantal nieuwe klanten of omzet zien.

Beperkingen die je moet kennen

  • Elke afspraak hoort bij één BokaMera-dienst. Een onbekende dienst kan op de standaarddienst uitkomen. Test daarom de gangbare namen die jouw klanten voor diensten gebruiken voordat je begint.
  • VOCA gebruikt de beschikbare tijden en de reacties van BokaMera op afspraken. Gewijzigde diensten, rechten of een verbroken verbinding vragen om controle. De koppeling mag een fout niet vervangen door een verzonnen vrije tijd.
GRENZEN

Wat Bim hier niet doet

Dit schrijven we op, omdat het voor iedereen goedkoper is om het vooraf te weten dan om het te ontdekken met een gast aan de telefoon.

  • Bim plant één dienst tegelijk in. Een bezoek dat als drie diensten na elkaar moet worden ingepland, moeten je medewerkers zelf samenstellen.
  • Bim wijzigt je diensten, roosters of resources niet. Beschikbaarheid lezen en afspraken schrijven, verder niets.
  • De dienst wordt op naam gematcht met wat bij het verbinden is opgehaald. Hernoem je een dienst in BokaMera, dan moet de koppeling worden bijgewerkt, anders valt die afspraak terug op je standaarddienst.
BRANCHES

Lees verder voor jouw branche

AutogaragesBandenservicesOpticiensTandartspraktijkenDierenklinieken
VRAGEN

Over deze koppeling

Ziet Bim dezelfde tijden als onze online afsprakenpagina?

Ja, het is dezelfde aanroep. Maakt iemand een afspraak via je eigen pagina, dan verdwijnt de tijd uit Bims lijst, en plant Bim in, dan verdwijnt hij uit de lijst van je pagina.

Moeten we BokaMera extra betalen?

De API-licentie is een uitbreiding bij BokaMera en kost wat zij ervoor rekenen. Wij rekenen geen opslag en niets per afspraak.

Wat gebeurt er als BokaMera offline is?

Bim biedt dan geen tijden meer aan en draagt over aan de medewerkers in plaats van blind in te plannen. De fout staat met tijdstempel onder Integraties in de portal.

Andere systemen
Google CalendarGoogle CalendarOutlook (Microsoft 365)Outlook (Microsoft 365)EasyPracticeEasyPracticeGastroPlannerGastroPlanner
Alle integraties Naar BokaMera

BokaMera is een handelsmerk van de eigenaar. VOCA is een onafhankelijke leverancier, geen onderdeel van het merk en niet door de eigenaar goedgekeurd. Het logo wordt gebruikt om te laten zien voor welk systeem de koppeling geldt.

Vraag je AI hoe VOCA je kan helpen.

Opent in een nieuw tabblad met een kant-en-klare vraag. Inloggen kan nodig zijn.

BokaMera-integratie · AI-receptionist die afspraken maakt in BokaMera